网络环境下档案信息的采集与利用

徐盈盈

摘要：当今社会正在发生着日新月异的多样性变化，对于档案管理工作提出更高的要求，档案管理工作面临着巨大的机遇和挑战，在工作当中一些问题逐渐暴露出来。传统的档案管理方法已经显得无法适应当前社会高速进步的发展，档案采集与利用工作中所透露出来的一些问题，一定程度上也给企事业单位发展造成了不利影响。随着计算机技术、互联网技术等信息化技术的不断发展，档案电子化管理为提高档案管理工作水平带来了新的发展方向。本文对网络环境下档案电子化管理进行了阐述，通过分析目前我国档案信息采集与利用的现状，发现管理模式中存在的问题，探讨网络环境下档案信息采集与利用的新办法，并提出合理的方案措施，为相关方面的研究提供一定的参考。

关键词：网络环境;档案信息;采集;利用

中图分类号：G4 文献标识码：A

引言

在网络环境下我国档案信息化建设的程度不断加深，档案管理电子化成为了新的发展方向和发展趋势，促进了档案信息采集与利用的效率。因此，档案信息管理工作对工作人员提出了更高的要求，不仅要具备一定的档案管理知识，还要掌握计算机技术、互联网技术、大数据技术等现代化的信息技术。除此以外，为了提高档案信息采集与利用工作的便捷性，硬件设备要及时更新，按照需求引入扫描仪、计算机、高拍仪等设备。

一、现代化档案信息概述

1. 档案电子化管理的内涵

档案信息是开展项目活动的重要工具和凭证性信息记录，是一个单位的核心信息资源。企事业单位工作系统庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位具有分散的特点。对于机关单位来说，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业电子档案馆，是提高机关档案管理工作水平的最佳解決之道。传统的纸质资产档案管理过程中需要投入大量的人力进行抄写和传输，在这一过程中很可能因为人为因素导致资产档案信息出现错误，甚至泄露，给企业造成一定的经济损失。运用先进的电子计算机技术进行电子档案的录入和传输，可以提高安全性，防止出现资产档案信息错误、信息泄露的现象。

2. 档案信息采集与利用的重要性

随着知识经济时代的到来，人们对档案信息的利用更加频繁，档案信息管理工作已经与社会中的各个领域相互融合。档案信息管理工作是一项功在当代，利在千秋的事业。做好档案信息采集与利用能够全面促进社会稳定发展。随着互联网技术的快速发展，档案采集与利用有了新时代的方法与管理模式。在知识经济时代的大背景下，档案信息涉及的领域更加广泛，例如医疗、社保、就业、人居环境等，成为了维持社会稳定发展的基础。传统的纸质档案在保存过程中经常面临潮湿、损毁等问题，随着保存时间的增加，易损性也不断增加。采用电子化信息化的手段能够实现对档案的长期保存，不仅能够防止一些不可控自然原因的损毁，还能够防止一些人为修改、涂改的现象发生。

二、网络环境下档案信息采集与利用的新办法

1. 加快数字化档案馆的建设

在网络背景下，现代化的科学技术发展突飞猛进，网络、人工智能、信息技术已经渗透在了各个项目当中，在档案信息采集与利用的工作中引入现代化的信息技术可以提高管理机制的科学合理性，让管理工作进行地更高效。加快数字化档案馆的建设可以从两个个方面入手，分别是完善软硬件设施，定期对设备进行维护，防止在使用过程中出现问题;建立信息安全防线，利用数据加密技术提高存储数据的安全性。企事业业单位内应该注重传统纸质档案与电子档案的整合工作，发展初期以传统档案为主，以电子档案为辅，逐渐增加电子档案馆的建立，为企业资产档案的管理工作提供双重保障。

2. 完善档案管理工作制度

一个公司或者单位离开相关规章制度很难保持工作的有序性，只有不断完善相关管理制度，才能对工作人员的行为和态度进行规范，保障工作能够有序进行。提高档案信息采集与利用的相关工作水平亦是如此，在进行档案管理工作的过程中不免会出现一些问题，针对问题制定详细的解决方案才能够促进档案管理工作有一个科学合理的流程，减少档案管理人员在工作中的失误。除此以外，科学合理的管理工作制度是需要在严格监督下才能充分发挥作用的。企事业单位应该加强对管理制度的监督力度，成立专门的监督小组对档案管理工作进行监督。

3. 搭建档案信息新媒体平台

现代化的新媒体技术具有信息传播速度快、信息交流互动性强、共享性突出的特点。与传统的传播媒介相比，新媒体平台信息更能给人带来深刻印象。在加强档案信息采集与利用意识的过程中可以利用微信、微博、抖音等现代化的社交网站，定期推送相关内容，加强档案信息采集与利用的普及工作。

4. 加深信息化技术的使用深度

在新形势下，现代化的科学技术发展突飞猛进，网络、人工智能、信息技术已经渗透在了各个项目当中，在企事业单位档案信息收集与利用管理的工作中引入现代化的信息技术可以提高管理机制的科学合理性，让管理工作进行地更高效。随着大数据技术的不断发展，档案信息的采集与利用工作中可以积极引进数据分析与处理的技术，比如SPSS技术，运用SPSS软件对档案数据信息进行进一步分析，提高档案信息的利用效率。

结语

在互联网技术不断发展的今天，推动档案信息采集与利用工作的过程中应该采用现代化的科技手段，提高档案整合管理工作的工作效率，从整体上推进我国档案管理工作。积极利用计算机技术、互联网技术、大数据技术等先进的信息化技术构建数字化的档案馆。

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