冷向阳
摘要：事业单位在平时的运作中会形成大量的资料，而如今以往的纸质档案管理已经无法满足事业单位发展的需要，电子档案因其便捷性、高效、快速等特点受到事业单位的青睐。但受到众多因素的影响，事业单位电子档案管理还存在着一些不足，本文浅要分析了事业单位档案管理中的电子档案管理存在的問题，并分别从建立健全科学的管理体系、注重档案管理人员专业素养的培养、进一步强化技术保障以及确立完善的电子档案保管体制等方面，提出事业单位档案管理中的电子档案管理优化策略。
关键词：事业单位;档案管理;电子档案管理
中图分类号：G4 文献标识码：A
事业单位采用电子档案管理方式能够高效的处理档案信息，便于后期档案的查阅和保存，同时还能够提高档案的利用率，但在实际使用中也面临着一些问题，怎样充分发挥电子档案管理的优势，规避使用风险是事业单位普遍关注的问题。
一、事业单位档案管理中的电子档案管理存在问题
（一）管理的安全性有待提升
事业单位电子档案的管理将信息技术当作介质，利用计算机收集有关的数据，之后对收集的信息进行传输、分类和归档。此种档案管理形式可以提升档案管理的工作效率，便于日后的信息查阅与保存。但需要注意的一点是，电子档案管理期间面临着一定的网络安全方面的问题，比方说在电子档案的传输期间，可能会遭到病毒的侵入、窃取等问题[1]。
（二）档案管理工作者的专业素质偏低
电子档案管理的影响因素有很多，人员因素是非常重要的一种。档案管理工作较为特殊，对工作人员的专业能力及道德素养存在非常高的要求，如果电子档案管理工作者操作计算机的能力偏弱或缺乏自我约束的能力，是很难发挥电子档案管理的最大优势的。据相关的调查研究显示，大部分视野单位档案管理的工作者每天需要负责大量的工作，可能会出现精力分散的情况，再加之岗位的流动性比较强，档案资料容易出现丢失、篡改或损毁等情况。
（三）缺乏系统的管理制度
上述两种问题与档案管理制度不健全存在紧密地联系，纵观国内的各个事业单位，电子档案管理的制度流于表面形式，甚至有的事业单位未能建立起相关的管理制度，有些事业单位的电子档案管理工作由财务工作者和行政工作者负责，缺乏专门的档案管理人才。有的事业单位在档案管理期间存在着随意更改有关资料的问题，在后期盘点期间容易出现无据可依的情况，所以要想提高电子档案的利用率，必须建立起系统的管理体系。
二、事业单位档案管理中的电子档案管理优化策略
（一）建立健全科学的管理体系
提升电子档案管理的安全性，首要任务是建立起科学的管理制度。在确立制度时，必须严格遵循国家有关标准，结合单位的具体情况，对不同部门、不同作用的电子档案分类管理。比方说针对不同的岗位电子档案，需要明确区分档案的接收、存储、载体和参数指标的差异等等，实行规范化的管理。不仅如此，在应用计算机技术管理档案资料期间，需要深入挖掘档案背后的源数据及相关信息，如果条件允许，可以同时保存源数据，提高电子档案的完整性[2]。
在电子档案的管理运行期间，还应当持续优化和改进管理制度，以此来提升档案管理的效率。归档是电子档案管理的重要环节之一，电子档案和纸质档案在归档方面最大的区别主要体现在准备工作方面，对于前者，在归档以前必须在软硬件环境中对单位的纸质档案资料进行检测，确定档案是否有效，之后对电子档案别的形式的治疗进行检测，确保电子档案的资料和对应的说明互相匹配。最后一步借助机器扫描查询目录，便于后期的整理与查询，对档案进行归档。
（二）注重档案管理人员专业素养的培养
电子档案管理把互联网技术和计算机技术结合在一起，所以对工作人员的业务水平、实操能力、责任意识等要求非常高。档案管理工作具有工作量大、复杂等特点，在招聘电子档案管理人员时必须严格要求，同时定期组织工作人员参与技能培训，提高工作人员的专业能力与责任意识，使其熟练地掌握档案管理技术，更好地满足档案管理的新要求，推动电子档案管理的平稳发展。
（三）进一步强化技术保障
为了进一步强化电子档案管理，还需要强化技术保障，事业单位需要充分意识到技术保障对电子档案管理的重要意义，建立起完善的电子管理系统。事业单位可以把网络技术、多媒体技术和数据库技术等当作依托，对原本的档案管理软件进行更新、升级和改造，对档案资源实施统一管理与规划。除此之外，事业单位还应当基于单位档案管理工作的实际特点，打造便捷的管理系统，实现档案信息收集、分类与保存的自动化和数字化。
（四）确立完善的电子档案保管体制
在档案归档之后，需要严格执行档案保管制度，确保档案的安全性与真实性。档案管理人员在保管档案期间需要注意以下几点：第一，要守住电子档案存储介质的质量关卡，第二，对于不同类型的档案资料采取不同的保管方式，打造合适的档案管理和存储环境。考虑到电子档案的管理介质为电子产品，为了防止电子档案发生损坏或失真的问题，管理介质及相关的设备应当远离磁场较强的环境（如电脑集中的机房等），不可以将设备放置在有毒、有害的气体中，确保档案管理设备处在适宜的光照条件下，将室内的温度、湿度、粉尘浓度控制在标准范围内。不仅如此，还要每隔一段时间对管理软件进行一次病毒查杀，检查防火墙的工作状态，避免意外情况的发生[3]。
结束语
综上所述，目前事业单位档案管理中的电子档案管理存在着一些不足，主要体现在管理的安全性有待提升，档案管理工作者的专业素质偏低以及缺乏系统的管理制度等方面，影响着电子档案管理工作的有效性。针对这些问题，事业单位可以参考上述优化策略，严格依据相关标准开展管理工作，注重复合型人才的培养，全面发挥电子档案管理的优势，确保事业单位工作的平稳推进。
参考文献
[1]傅琛，郑爱芳.对事业单位档案管理中的电子档案管理的研究[J].卷宗，2020，010（005）：99.
[2]林婵.分析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].数码设计（上），2021，10（04）：206-207.
[3]何婧.事业单位档案管理中的电子档案管理策略分析[J].卷宗，2019，09（19）：33.
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