朱拥军
摘要：近年来，我国各地、市、区的高校都在大力推进和发展现代档案管理，对职业中专学校档案管理的方法、软件等方面进行了研究，针对部分地区仍存在档案管理人员水平低、现代化管理经验不足的问题，重点分析了职业中专学校档案管理工作中的难点及改进措施。
关键词：职业中等专业学校;档案管理;对策;
中图分类号：G4 文献标识码：A
前言
随着中国网络化的发展和社会的发展，学校档案的管理对象也从纸面档案转变为数字信息档案。目前高职院校档案管理中存在的问题还比较多，与之相适应的系统与标准也不够完善，对现代档案管理工作产生了一些障碍。高校学历档案不仅是对这些职业中专在校生的毕业学习工作经历、个人信息和毕业经济背景等重要条件信息的完整记录，而且还能直接记录这些职业中、专科学校在校生、毕业时所获得的各种奖惩信息，并与专业学习成绩挂钩，因此对这些学生即使毕业后也不会有非常明显的社会影响。高职高专院校档案信息化教育档案管理体系建设，对保证学校档案安全，促进档案管理工作的顺利进行，对大学生就业、升学起到了很好的促进作用，同时也是教育信息化改革最根本的要求。分析了高职院校档案管理的内涵意义和难点困境，并结合工作经验，提出了加速信息化档案管理建设的相关对策。
一、教学、学生档案管理中的问题
当前，我国职业教育正蓬勃发展，为社会各阶层培养了大量的专业技能和技能人才，但是在各种管理上存在着许多不足之处，包括教学、学生档案等方面的管理混乱、利用率不高，需要不断改进。中等专业学校学生档案管理工作中存在的主要问题是：档案收集整理不及时、系统不健全。教育、学生档案由于分散的档案管理人员意识不强，无法及时将这些档案收集起来，例如，教师在教学档案中的论文、著作、总结和教改计划公开课评估资料、学历、职称以及参加各类考试所取得的成绩和证书。学生处副处长对学生评分表，学生获奖证书转退、毕业设计等项目未及时存档。职中各类学校在教学、学生档案管理方面也没有一套很好的制度和完善的管理方法。没有专门的部门和人员对随意的整理进行管理。收集不及时的立卷无章法，档案分散在各科部门，这给寻找和利用档案带来诸多不便，如我校的一位毕业生来校查他的档案，由于当时没有人查账簿，几费周折学校也没找到，最后有人提醒他去人才交流中心找找，因为那时没有专门保管学生档案的存档登记，几费周折的学校也没发现，最后有人提醒他去人才交流中心找一个专业学生档案严重缺失的问题。
二、加强学校教学、学生档案的监督管理，建立和完善学校教学、学生档案的监督管理体系。
要科学、有效地监管学校教学、学生档案保护，一要切实建立针对这两个重要档案的监督管理体系，同时要研究制订学校教学、学生档案管理人员的具体责任与任务，要有一套比较完整的管理绩效评估管理方法，充分体现学校档案保护工作的专业化与科学化。要切实做好个人档案的调查收集、整理和保护，明确部门之间的分工和合作关系。要清楚清楚哪些教学内容是由教学管理部门直接管理的，哪些内容应该直接交给高校的学生教育部门管理。教育档案应根据教师的自然状况、教学成果、学校教学器材、教学器材等方面搜集资料;学生档案包括招生、建立、毕业分配、学生转退学情况等，每一项都不能漏项，而且每一项都不能漏项，而且每一项都要在此基础上进行。提升档案工作者的工作质量。不仅要了解与档案管理有关的业务，而且要了解计算机管理方面的知识，必须具备现代企业社会管理的知识;要建立相对稳定的高素质的档案管理工作队伍，首先要使他们熟悉并掌握档案学、档案保护技术、档案管理体制学等专业知识，而且要有爱岗敬业的精神，要为大家提供服务的观念，使他们更好地适应现代企业社会管理。二是定期或不定期地接受培训，使其自学电子计算机知识，数字通讯技术等新技术、新知识掌握现代管理手段，了解新时期档案学发展趋势，不断提高自己工作水平和工作能力。三、教学、学生档案保护管理人员资质要求有很强的教育法律意识，在努力学习档案法、国家保密条例及其他教育方面，学习国家对教育、学籍档案管理等教育方面的相关法律法规知识，指导学校落实工作，做到合乎知法、严守纪律。
三、培养现代档案管理人才
高职院校发展要求不断加强学校现代化专业档案管理系统，紧跟档案管理现代化的步伐，在硬件投入、软件开发等方面也要做好。现代企业档案管理的主要任务，就是以档案计算机处理技术为基础，整合、管理利用企业档案文件处理技术资料，档案管理人员档案计算机处理技术水平和企业档案管理服务能力，直接影响着我国现代企业档案管理服务质量。高职院校既要加强对电子档案管理人员计算机档案管理专业技能的培养，又要加强对从事电子专业档案管理工作的人员进行职业思想政治教育，对档案工作环境条件、工资待遇保障等方面也要给予一定的合理照顾，使电子档案管理人员的档案工作理论掌握水平、档案管理工作的积极性、主动性等方面都有很大提高。
4 A关于借阅档案，提出几点建议
1.档案组卷后，不得随意借阅，如确因工作 需要，必须经主管部门批准后，严格履行 借阅手续，接交清楚，归回时经核对无误 再注销。
2.查阅人事档案必须是党员干部，但不得查 阅和借阅本人或亲属的档案。借阅会计档 案要办借阅手续，做好利用登记，并对归 还的会计档案进行检查。本单位工作人 员，因工作需要可直接到档案室办借阅手 续。外单位如需查阅会计档案时，需持单 位正式介紹信，经档案部门或财务部门主 要负责人批准，方可查阅，不准借出。
3.借卷人必须爱护档案，严格遵守保密制 度，严禁损坏涂改、圈划、撤换、翻印或 转借他人，不得向无关人员泄露和对外公 布档案内容。查阅时，必须保持室内整 洁，不准吸烟，保障档案的安全性。
结语
总之，面对新形势，职业中专的教学、学生档案工作必须改革，重视存在问题找出管理办法提高整体水平，为学校的各项工作服务好。
参考文献
[1]兰秋生.基于中专学校学籍档案管理的规范与优化探索 [J].科技视界，2019，35（01）：200-201.
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