新时代办公室档案管理工作优化策略

许选忠

摘要：在所有的管理工作中，档案管理是一项比较复杂而琐碎的工作。一般来说，企业每天的工作中都会产生大量的数据、文档、图表、收据等，这些都属于办公室档案的收集与管理的内容。这些资料都是在企业的实际生产活动中自然产生出来的信息资源，是未经过任何加工和润色的原始资料，往往代表了一个企业真实的运行状态。基于此，以下对新时代办公室档案管理工作优化策略进行了探讨，以供参考。

关键词：办公室档案管理;工作优化;策略

中图分类号：G4 文献标识码：A

引言

办公室档案管理工作主要用于对书面以及电子文件进行管理，是信息资源查找的重要手段。站在档案管理的角度分析其本质，其可以归属于信息资源储存渠道以及查找渠道。为了做好这项工作，需要具有较高管理能力的人员，要保证这项工作的持续性与连贯性。在確保工作有序展开的基础上，要不断提高工作效率，使其成为加强整体工作水平的有力帮手。分析这项工作可以了解到，其在办公室活动中存在着不可忽视的地位。现如今，对其工作过程中存在的不足之处进行分析，可以有效推动管理效率不断提高。

1档案的种类

信息化建设在办公室档案管理中发挥着十分重要的作用，根据档案种类进行划分，可以将其分为资料信息档案和资料规划档案，具体如下：1.资料信息档案。档案主要是记录相关报告，多为资料后期的研究内容，是相关工作开展的主要依据，办公室档案管理不只是记录和表现资料相关的内容文字，主要是通过管理反映当前情况，以此为发展建设提供意见。2.资料规划档案。档案可以理解为工作发展的“动向”，从记录到保存形成一份完整资料，其中主要包括相关工作中出现的问题、活动、相关建设等，因此档案本身也可以将其称之为企业单位的“历史资料”。

2档案管理的现存问题

2.1缺乏重视

在经济环境发展迅速的环境中，企业之间的竞争关系与日俱增。在此种背景下，个别企业经营发展的侧重点，放置在经济效益创造层次，尚未确定档案管理的重要地位。单位内档案管理从业人员，对于档案管理工作的理解存在局限性，仅能完成信息收集、资料保存等基础类档案工作，并未切实发挥档案管理的内在价值，有碍于企业平稳发展。

2.2忽视档案管理工作

我国系统的管理学理论是近代才成型的，所以许多单位管理行政人员本身专业性并不强，甚至许多单位的档案管理处于落后状态，特别是传统大规模单位应尤为注意。部分单位的管理部门为了展现部门存在价值，并没有结合档案分析单位实际情况，即制定许多目标。从某种程度而言，使得其他部门工作压力增加。同时，许多目标由于是盲目制定，往往最终难以实现，反而导致单位浪费大量的精力、人力以及时间成本。

2.3缺乏专业的人力资源支持

分析多家办公室档案管理工作后发现，缺少独立的、完整的人力资源体系来支持工作的展开，很多参与这项工作的员工属于兼职人员。也就是说，这些员工是为了帮助办公室档案管理工作有序展开而借调的。因此，这些员工并没有对档案管理工作形成系统的认知，专业性方面仍须不断提升。面对这一情况，在档案管理工作实际开展期间，人力资源团队专业性的不足以及相应资源的缺失，导致管理模式老化的现象，难以与时代发展接轨，无法及时进行更新。另外，分析其工作现状，发现公司在支持档案管理工作这一方面仍需加强，许多新的以及现代化的管理手段应不断完善，应引入先进的管理设备，以此来支持工作的展开。这一情况直接决定了档案管理工作的整体效率，并且决定了档案管理工作模式是否能够与市场发展相一致，这些都是未来工作中需要重点考虑的。

3新时代办公室档案管理工作优化路径

3.1做好档案数字化工作，提升档案利用效率

想在办公室档案管理工作中落实信息化管理模式，传统的思想和管理方式都需要发生改变。就目前而言，有关办公室档案管理的相关资料和文件蕴含着巨大的参考价值，但是由于在职人员缺乏服务意识，只是单纯将相关资料和文件进行收藏，并没有发挥其应有的价值，因此，在优化办公室管理工作、实现办公室管理工作信息化的道路上，转变固有思想是非常重要的。另外，办公室档案管理需要将服务作为工作宗旨。而想要实现服务为宗旨的目标，搭建网络服务平台是其中最基础的工作。传统办公室档案管理在方式上稍显陈旧，手工存储档案信息的方式有很多不便之处，在这样的情况下，计算机网络的重要性凸显出来，能够进行大量档案信息的存储，便于在庞大的办公室档案中查询所需，并且不必消耗过多时间。科学的考核方式需要充分利用计算机网络，便于相关工作指标的自主生成。针对工作中不容易量化的工作指标，在必要的情况下给予人工辅助，做到人与计算机网络的有机结合，最终提高工作水平和效率。具体有以下三点建议：1.利用计算机网络与人工结合的方式，对文件进行分级分类、编号登记管理。2.在调阅或是借用办公室档案的时候，需要严格按照相关规定，实施严格的审核、登记、收回管理。3.计算机文档和纸质文档需要一同保存，要做好相关文档的保护工作。

3.2丰富管理方式

1.单位在开展档案工作时，应全面落实硬件设施配置工作，保障计算机、扫描设施等设施配置的全面性，合理建设档案团队，提升档案管理运作的有序性。2.单位档案管理工作，应结合自身档案管理需求，保证管理软件开发的先进性，开展电子档案管理工作，保障档案管理的有效性。3.档案管理人员，应积极学习档案管理的先进性技术，以丰富档案管理形式，保障档案管理形式的多样化，以期确定最优管理方式，保障档案管理的有效性。4.规范档案管理程序。在档案管理运作期间，管理程序作为提升档案管理标准性的关键依据，直接关联着档案管理工作品质。档案管理程序，表现出流程繁杂、内容多样化等特点，包括档案价值评估、档案资料整编、档案资料统计等。此类档案工作之间具有较高的关联性，如若某个环节档案管理工作存在失误，对其他档案管理环节将会造成不利作用。

3.3提高管理人员意识

在当前事业单位档案管理工作中，通过培训促使管理人员能够树立责任意识，贯彻落实创新、协调、绿色、开放的发展理念，将被动管理理念彻底转变，要求管理人员能够主动对各部分工作情况进行了解和分析，提高自身素质，同时要求人才熟练掌握现代档案管理技术，不断挖掘档案价值，在此基础上引进高素质人才，分析档案中的多项内容，保证管理的有效性。除此之外，人员培训需要渗透思想教育，要求档案管理人员接受新的理论、新的技术，加大自身知识储备量，进而推动事业单位的创新发展。

3.4加强档案录入质量

档案规范化建设期间，关键在于提高档案信息整体质量，有效解决档案录入问题，进而促进档案管理工作实现标准化建设。档案管理工作最为关键的作用便是檔案价值得到充分发挥，提高决策者与管理者对档案的利用率。档案管理人员合理运用计算机开展档案管理，可以显著提高档案利用效率以及质量。管理人员应运用分级目录的模式，把办公室档案分为不同类型文件的组合。对档案种类予以分类，在构建基础档案目录的状况下，将档案信息录入计算机对应的位置，依照档案种类标记型号，借此提高档案录入质量。随着档案录入质量的提高，管理人员仅需通过网络搜索便可及时查找档案信息及其所在位置，提高了档案的调阅以及运用效率。

结束语

随着我国经济的不断发展，各类现代化信息技术日益成熟，需要转变传统的管理理念，将此类技术应用在办公室管理中，使档案管理能够与时俱进，以此适应当下的发展趋势。同时，必须完善当前建设过程中的不足，对存在的问题有效整改，以此实现创新发展。

参考文献

[1]纪玲.办公室档案管理工作效率提升途径探讨[J].山西青年，2021（10）：143-144.

[2]赵洁.浅谈办公室文书档案管理效率提升对策[J].办公室业务，2021（06）：63-64.

[3]李秀梅.强化办公室档案管理的创新思路探讨[J].办公室业务，2021（06）：108-109.

[4]褚海燕.探析提高办公室档案管理工作的优化[J].传媒论坛，2020，3（20）：100+102.

[5]陈姝.加强办公室档案管理的创新思路研究[J].办公室业务，2020（17）：88-89.