浅谈信息技术在档案管理中的有效应用

何艳

摘要：信息技术涌入我国各大行业以来，与各行业之间建立了密切联系，展现出信息技术对行业发展的影响力。在此前提下，在档案管理中应用信息的新技术，能够让档案管控工作更为高效，推动档案管控的智能化。基于此，本文主要探讨了档案管理中如何有效应用信息技术。

关键词：档案管理;信息技术

中图分类号：G4 文献标识码：A

社会的快速发展需要“加快推进传统载体档案数字化。”这充分体现了新时期党中央和国务院对传统载体档案数字化的高度重视。同时，也为在新形势下做好档案数字化工作指明了方向，提出了新目标、新任务、新要求。我们要按下档案数字化管理的快进键，以实际行动做好传统载体档案数字化转型工作，实现传统载体档案“数字转型”“数字升级”“数字换代”，不断提高档案数字化管理现代化水平 ， 努力开创档案事业新局面。

一、信息技术对档案管理工作的影响

（1）满足信息发展需求

互联网时代背景下，信息技术在各个行业的渗透已经进入了一个跨越式的发展阶段，企事业单位的办公自动化程度得到了显著提升，以人工归档为主的传统档案管理时代逐渐被信息技术所取代，更为便捷化、精准化的档案服务理念开始浮出水面，档案管理模式面临着大刀阔斧的改革与创新。如果档案管理工作信息化建设迟迟不推进，将会使得档案管理工作与单位其他部门之间形成管理断层，企事业单位办公一体化建设也就无法稳步前行，档案管理价值更是无从体现。因此，将前沿信息技术引入到档案管理工作之中，既符合发展规律，更是满足了信息技术在行业的发展需求。

（2）解决档案供需矛盾

档案的保管与利用是档案管理工作的重要内容，只注重保管使得档案没有发挥其真正的价值，只强调利用使得档案归档立卷工作混乱不堪，档案保管是利用的基础，档案利用也是展示了保管的意义，两者缺一不可。当前，一些企事业单位片面的追求档案管理的规范化和科学化，还没有考虑到档案利用信息化的关键作用，导致档案的保管与利用之间形成了一定的矛盾。信息技术融入到档案管理工作以后，将会有力解决这一问题，大量的档案形成了电子档案保存形式，珍贵的档案资料和科研数据为广大科研工作者提供了项目研究的基础，档案使用价值得以更好的展现。

（3）实现档案资源共享

档案管理孤岛现象由来已久，如何破解这个难题一直是档案管理工作人员的首要问题，信息技术在改变了传统档案管理方式的同时，也有力打破了孤岛瓶颈。档案资料内涵丰富，涉猎范围广泛，是各个行业争抢的重要资源，为了全面促进我国行业的迅猛发展，档案资源共享被提上了日程，成为人们关注的焦点。我国从事科研项目的企事业单位众多，档案的保存也是各自为政，没有统一的行业管理标准，更缺乏档案资源共享平台，因此，很多科研项目的研究内容都无法进行再次利用。档案管理信息系统的建立促使各企事业单位不得不重视档案资源共享的积极作用，从而实现档案之间的交流与合作，避免重复研究造成的人力、财力、物力的浪费。

二、档案管理信息化建设的有效措施

（1）建立健全档案数字化管理的体制机制

各级档案部门要理顺及建立健全工作体制机制，要结合实际，建立健全满足规范要求又适应本地区、本单位需要的规章制度或办法，使数字化档案管理和建设有章可循、有据可依。要争取党委政府和相关部门的重视，主动与各级党委政府和机关、团体、企事业单位等加强沟通与协作。各级档案主管部门要及时对数字化档案管理和建设的进度和质量进行督促检查，建立和健全奖惩制度，力推数字化档案管理各项保障措施落实落细落地，力争在较短时间内明显提升数字化档案建设的高质量管理水平，为数字化档案管理和建设提供坚强的保障。

（2）解决数字化档案管理和建设所需资金

要采取措施大力解决数字化档案管理和建设资金短缺问题，要把档案数字化建设和管理所需资金纳入全年财务预算，统筹规划，统一使用。在资金投入上适当向数字化档案管理和建设倾斜，按照财务预算制和管理有关规定，科学合理核定档案数字化管理和建设所需资金。将资金专款专用、合理使用，加强审计督查和绩效考核，避免浪费。积极寻找战略投资人，寻求全社会力量，争取社会投入，解决档案事业资金需求，以实现档案事业的大发展大繁荣。

（3）积极搞好档案数字化管理人才的培养和引进

统一运作，不断提高档案数字化管理人才队伍素质。建立健全科学的育才和引才机制，培养和引进既懂计算机技术又懂档案管理业务的复合型人才，把他们安排和配备到数字档案主管部门关键岗位。切实关心数字档案专门人才的成长进步，做到培育好、引得进、使用好、留得住，切实解决他们各种实际问题和困难，无后顾之忧，始终保持数字档案专门人才队伍的稳定。

（4）创新档案讯息分享制度

以往各个机构均为自我运营;各自为政极为常见，并且各机构间长时间缺乏交流，信息资源的使用出现了不顺畅的弊端，更别提讯息的分享与体系化了。并未构成一类完备统一的体系，档案讯息可以被随意获得，讯息没有规律可循，档案利用人在挑选文献时没有看到应有的流程。因此，檔案管控总部要领导与激励各机构间进行沟通，在有需要的阶段组织一部分座谈会，统一机构间的作业重心，厘定各机构间的责任与工作内容。分工协作，并互为监管。在档案使用人查找对应档案材料时能够根据有关的流程进行，在材料上传的阶段，要权衡好工作与工作间的关系。例如，有关工作者需要标明资料的来源与资料是原件抑或复印件，并要标明日后有助于利用者检索、使用与查证。

总而言之，随着信息化技术的发展，档案管理逐渐朝着数字化、电子化方向发展，因此，我们要深入研究网络信息技术应用，采用新技术做好传统载体档案资料数字化工作，使网站资源共享得以实现，通过在线档案资料的网络服务，进一步发挥档案使用价值。

参考文献

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[2]徐方.现代信息技术对企业档案管理的影响与对策[J].办公室业务，2012（07）：93+96.