苏晓丽
摘 要：高校干部人事档案管理工作越来越重要，为了全面提升高校干部人事档案管理工作，本文对高校干部人事档案管理工作进行了深入了解，阐述了目前高校干部人事档案管理中存在的问题，并且提出改革路径，期望为高校干部人事档案管理工作提供一定的指导作用。高校干部人事档案记录着职工个人的基本信息、学历、职称、工资福利、职务变动等情况，是历史地、全面地考察了解干部情况的基本凭证和重要依据，为干部考察、人才聘用的提供重要信息。随着养老保险并轨制度的实施，高校干部人事档案管理工作更加重要。本文对高校干部人事档案管理工作中存在的问题进行了简要分析，并提出了解决问题的路径，期望对高校干部人事档案管理工作提供一定的指导作用。
关键词：高校 干部人事档案 管理
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）11（a）-0-02
1 高校干部人事档案管理工作中存在问题
1.1 高校对干部人事档案管理工作重视度不高
1.1.1 高校干部人事档案管理人员专业能力不强
很多高校领导对干部人事档案管理工作不够重视，认为干部档案管理岗位是闲职，并未按照《干部档案工作条例》要求，每管理一千人的人事档案配备一名专职的干部人事档案管理人员。大多数高校是其他岗位人员兼职管理干部人事档案或者直接由年龄大的职工管理。此类人员从未进行过专业的干部人事档案管理相关专业技能培训，对于干部人事档案管理也仅留在简单的收集、整理、分类、装订，甚至存在有些干部人事档案零散材料多年未整理入册的现象。高校干部人事档案管理工作是专业技能很强的工作，管理者需要经过系统的培训、学习，并且在长期档案工作中实践锻炼才能成为合格的干部人事档案管理人员。
1.1.2 高校干部人事档案管理硬件配备不到位
很多高校由于办公用房紧张，并未设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室，人事档案库房、阅档室、工作人员办公室也未做到三室分开。甚至有的高校的干部人事档案库房任意堆放了一些处室资料，导致干部人事档案室成了资料室，存在着极大的安全隐患。很多高校干部人事档案库房缺乏防火、防水、防潮设施，也难以保证稳定的温度和湿度条件。在办公硬件上也存在办公电脑老旧，也并未配备打印机、复印机、扫描仪或者设备陈旧等现象。
1.2 高校干部人事档案管理工作不规范
1.2.1 高校干部人事档案管理制度不完善
高校人事档案管理工作纷乱复杂，涉及方面广，为了更好开展工作需要有相关完善的制度。目前，很多高校存在干部人事档案管理混乱现象，档案查阅、借阅不严格履行查、借阅手续，以至于存在人事档案丢失、信息泄露的风险。随着高校干部人事档案作用的突显，高校应该制定有完善的人事档案管理制度，制定人事档案管理岗位职责，工作监督制度，增强档案管理人员的责任心，使得管理人员认真负责的做好本职工作。
1.2.2 高校干部人事档案材料收集不齐全、整理不规范
高校干部人事档案零散材料收集范围涉及部门主要是人事、组织、工会、科研和教务等部门，该部门人员对人事档案管理业务不熟悉，经常会出现该归档的材料不能及时归档或者归档材料不齐全，归档材料不完整等现象。这就需要专业的干部人事档案管理者认真督促及时收集、仔细鉴别。另一方面有些人事档案零散材料是需要个人提交的，比如年度考核材料、培训材料、荣誉奖励材料等，面对众多的职工个人，这就需要人事档案管理者做好人事档案归档宣传工作，督促及时归档。
根据《干部档案工作条例》，干部人事档案归档材料分为10类，人事档案管理者要对每一份收集的材料进行鉴别、分类、编页，有些人事档案管理者缺乏人事档案管理意识，且未进行过系统培训，在人事档案整理过程中存在不该归档的归档，归档分类混乱等现象。
1.3 干部人事档案管理信息化程度不高
由于人事档案管理的安全性和保密性，目前大多高校的干部人事档案管理主要还是对档案实体的保管，对人事档案的查阅利用仍然是人工翻阅档案实体的方法，没有达到人事档案数字化管理模式[1]。传统的人事档案管理方式限制了人事档案的利用，而且随着时間的推移，纸质材料会发霉、字迹变淡，翻阅过程中有可能会破坏人事档案的完整性。现有的人事档案管理系统信息量少，档案内信息逐条录入查询，远远不能达到信息数字化的要求。
2 高校人事档案管理工作改革路径
2.1 配备专业的档案管理人员
干部人事档案不可再生，一旦损毁或遗失难以补救。高校领导应该充分重视干部人事档案工作的重要性，根据《干部档案工作条例》要求配备专业的档案专业管理人员，必须经过系统的档案基本理论知识和专业技能知识培训后才能上岗。干部人事档案管理工作是一项专业性和机密性很强的工作，应加强档案管理人员的培训力度，定期对档案管理人员进行档案相关法律法规知识，政治思想和业务技能培训，使干部人事档案管理人员充分认识到干部人事档案管理工作的重要性和必要性，增强对档案管理工作的使命感和责任感[2]。
2.2 加强档案管理的基础建设
高校应加大资金投入，设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室，档案库房、阅档室、档案人员办公室三室分开[3]。档案管理库房配备现代化的档案存放柜、配置防火、防水、防潮、放光和温控设备。档案管理人员办公室配备现代化的电子计算机、扫描仪、打印机、复印机。
2.3 加强制度建设规范操作
干部人事档案管理工作的顺利开展需要完善的相关制度作为工作指导。因此，高校应根据《干部档案工作条例》《档案法》等法律法规制定适合本单位的干部人事档案管理规定，档案管理岗位的岗位职责。建立干部人事档案定期归档制度，细化档案管理的各项工作流程，其中包括干部人事档案的收集、整理、分类、查借阅、传递、保存、安全保密等环节，使干部人事档案管理工作有章可循。组织人事档案归口单位管理人业务培训和指导，收集的人事档案材料要认真甄别，严格审核。为了防止人事档案材料的丢失、涂改、泄密等，必须建立健全人事档案工作目标考核和追责制度，保证人事档案管理规范有序。
2.4 加快干部人事档案信息化建设
选择兼容性和安全性较强的人事档案管理信息系统，集干部人事档案纸质材料扫描、图像处理、目录管理、信息检索、数据处理分析、输出打印等各种功能于一体，实现人事档案信息资源统一管理和利用。通过扫描、图像处理等技术将纸质实体档案转换为电子档案，转换过程中要确保档案信息的完整、准确和安全。提取整合电子档案中的信息建立高校电子档案信息库，根据年龄、职称、学历、干部任免情况建立相应分类数据库。干部人事档案数字化的建立方便浏览、查询、统计等，便于高校了解目前的师资结构、分析、统计和上报各类教职工信息。同时可以定期统计、分析、预测目前的人才配置情况，对学校的师资力量进行科学规划，促进高校的发展，加强高校科学管理。
参考文献
[1]朱培芳.新时期高校人事档案管理面临的问题及应对策略[J].兰台世界，2018（8）：62-64.
[2]刘红.高校干部人事档案管理工作的现状与改进思路[J].黑龙江档案，2017（2）：83.
[3]黄炜炜.高校人事档案管理工作中存在的问题与对策研究初探[J].科教文汇，2017（12）：127-128.
