张莲顺
摘要：随着网络信息技术不断发展，对学校综合档案的利用开发提出更高的要求，学校在综合档案管理过程中要将档案数字化信息服务作为重要的改革方向，因此，在实践中，有必要充分了解学校档案管理计算机化建设的需求和发展情况，以适应现有档案管理系统的发展，为正确发展档案管理信息化创造基础条件。
关键词：档案管理;信息化
中图分类号：G4 文献标识码：A
随着经济的飞速发展，社会进入了信息化时代，互联网控制的信息产业对生活的各个领域产生了巨大的影响。互联网技术和传统产业的结合不仅造就了许多新兴技术产业，而且还改善了传统产业的布局，使其更加高效和占据主导地位。信息化时代，在传统的纸质档案管理模式中，档案信息的收集和更新很慢，很难满足社会发展的需求。人们需要的是一种高效、便捷且可以长期保存的新颖的记录管理模式。作为档案资源管理的一部分，学校档案管理信息化可以作为适当开展各种任务的基准。在开展学校档案管理信息化建设中，更需要规范学校档案管理信息化，以提高工作效率。
一、建设学校档案管理信息化的重要性
建立学校档案管理信息化具有十分重要的作用，主要体现在：第一，满足学校档案管理业务发展的要求。学校档案管理是一个系统的项目，其中包括的内容非常广泛，涵盖各个方面。为了以统一的方式管理这些信息媒体，仅使用手动分类或纸张处理，不仅增加了人工成本，还降低了工作效率并且需要大量的工作，且存空间有限，不利于学校文件管理的长期发展。此外，通过文件管理，可以帮助学生了解自己的学习情况，认真思考职业考试的方向，并为师生提供良好的服务。为了促进计算机化，有必要充分利用现代计算机技术。建立学校档案管理，使学校档案管理带来更多的社会效率。第二，实行档案管理信息化，提高档案管理员的素质。进一步优化和创新现有系统，增强了学生档案文件建设管理的安全性，为学生状态文件的可靠性提供了基本保证。只有通过验证学生身份文件的真实性，才能真实、准确地反映学生身份信息，从而进一步提高档案的价值。为了使记录管理者能够随着时代的变化而不断改进，应鼓励他们主动学习计算机科学以跟上社会的步伐。
二、学校档案管理信息化建设的有效路径
（一）予以重视，加大投入
在创建学校档案管理计算机化过程中，第一步是从意识形态角度改变过时的档案管理概念。有必要弄清实施信息化管理的必要性，提高对信息化管理的认识，并弄清管理存档信息的好处。与传统的行政管理模式相比，基于信息的记录管理实施起来更加灵活，不会太慢。它可以减少管理人员的工作量，提高管理人员的效率，并确保学校的有效管理。学校档案信息管理的服务对象是全体学生和教师，其目的是保护学生和教师的权利和合法权益。学校档案管理信息化自然是一种面向服务的管理，高度重视效率和宣传。基于此功能，应该优化并重视大学中的档案管理模式。例如，在传统的文件管理模式下，当查看文件时，速度慢且信息不完整，直接加剧了查阅者的不满，文件信息管理可以有效地改善这种情况。
（二）提升学校综合档案人员服务能力
一方面，要结合学校综合档案数字化信息服务的具体需求，针对综合档案管理人员开展有针对性的信息教育和培训，更新学校综合档案管理人员的知识结构，进一步提升学校综合档案管理人员的数字化技术应用能力，更好地适应当前学校综合档案数字化信息服务的需求;同时，要引导学校综合档案管理人员树立主动服务意识，主动地与学校科研部门、教学部门和学生管理部门沟通、互动，了解当前各个部门对学校综合档案数字化信息服务的具体需求，进而为其提供有针对性的档案信息服务;同时还要加强对学校综合档案管理人员的安全教育，进一步提升学校综合档案管理人员的安全意识，确保学校综合档案信息的安全;另一方面，加大人才引进力度，面向社会聘用一些既精通档案管理又具备数字化信息技术的复合型人才，充实到学校综合档案管理队伍中，进一步提升学校综合档案信息服务能力和服务质量。
（三）加强信息化管理的标准化建设
实时对具体档案信息化管理业务领域进行摸排，了解技术应用引发的业务和服务领域的变化，避免因为标准与规范空白而导致的管理不善。从档案信息存储利用格式，真实性、完整性、有效性保证，共享交换等方面加大标准制订力度，以标准建设促进档案信息化管理的合规、有序进行。
除此之外，还应加强档案信息化管理平台建设力度。基于信息化管理的服务格局和信息资源，构建领导负总责、分管领导具体负责、服务部门组织协调、其它部门协同配合的管理平台建设格局，设立专职运营人员并在各职能部门设立兼职运营人员。根据信息化管理的特点对管理流程进行重构，尽可能地减少线下审批流程，定期对流程进行评估与优化以建立管理闭环。
（四）强化档案利用服务的开发与创新
第1，依托档案信息管理平台构建信息服务平台。学校档案涉及的种类和资源体量都较大，同时还呈现出分散性特点，因此应在档案信息管理系统的基础上充分整合二级教学单位、职能部门、校级研究院、校办企业和合作企业的资源构建集成化的档案服务平台。一方面适应文书档案多样化的组织形式，为用户提供高效率的文献检索与档案的有序管理，衔接纸质与数字资源;另一方面在二级部门建立分馆，实现各项档案的自动收集与归档，同时下放权限，将档案服务与利用功能开发由中心模式转为扁平模式，各项功能由二级部门主导再由主管部门进行集成和整合;第二，創新档案服务与利用开发形式。一方面加强管理业务型服务方式的创新，主要面向管理人员，包括对管理系统的更新与优化，无纸化办公、文档一体化等;另一方面是加强利用型服务方式的创新，主要面向用户，包括个性化、定制化和模块化档案服务，档案可视化分析、深度内容检索等;此外，还应加强面向社会的档案利用开发，借助信息化管理的优势实现服务平台以 及档 案资源 的共享、互通，为校企合作提供信息资源保障。
总而言之，学校档案的管理不可避免地会朝着信息化方向发展，学校也必须重视并支持这项工作。要结合当前学校综合档案数字化信息服务过程中出现的问题，从制度机制、思想观念、保障措施、人才队伍建设等多个方面入手，提升高校综合档案数字化信息服务能力和水平，更好地促进了计算机信息化的进程。
参考文献
[1]房祥伟.小学档案管理信息化的建议[J].学园，2020，13（07）：86-87.
[2]梁华峥.对实现小学档案管理信息化的若干看法[J].新课程（小学），2019（09）：206.
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