信息化时代机关事业单位档案管理的创新

梁琴

摘要：对于机关事业单位来说，档案管理的重要性不言而喻。档案管理与单位的人事任免、人员管理、职工福利待遇、人员组织架构等一系列工作可谓是紧密相连。信息化时代背景之下，做好机关事业单位档案管理的创新工作，发挥信息化技术的作用优势，可以更好的优化档案管理质量，推动单位发展建设。

关键词：信息化;机关事业单位;档案管理;创新

中图分类号：G4 文献标识码：A

当前是信息化时代，信息技术早已经渗透到了人们生活的方方面面，在档案管理中应用信息技术，可以有效的提高档案管理质量，降低人工管理的繁琐度，有助于档案的共享与查询等等，其对于机关事业单位档案管理工作的可持续发展有着极为重要的推动作用。因此，在信息化时代做好机关事业单位档案管理的创新工作可谓是迫在眉睫。下面，笔者将结合自身的理解和认识对相关问题进行详细分析和论述。

一、信息化技术在档案管理工作中应用的优势

1、档案管理工作效率大幅度提升

机关事业单位所需要管理的档案可谓是成千上万，档案信息内容也处于不断变化的状态，其内容错综复杂，因此对于管理人员来说，其工作内容是繁重而有复杂的。传统的纸质档案管理中，管理人员仅仅只是将档案进行归类可能就需要花费数天时间，更遑论其他工作的实施。信息化技术的应用，则使得相关难题迎刃而解。在进行档案管理时，应用信息技术，构建档案管理数据库，可以快速的对同类型的档案资料进行整合，其有效的节约了管理时间，提高了工作效率。

2、有助于优化陈旧档案管理

机关事业单位不仅有最新的档案需要管理，同时还有大量陈旧，但是具有较高价值的档案需要管理。但是过去由于信息技术不发达，许多陈旧单位往往是以纸质文件资料为主，这一类型的档案在管理时很容易受到外界环境的影响和干扰，比如说，随着时间的延长，纸张逐渐风化，而且在单位各项工作调动过程中，有些档案还可能会遗失，后期想要重新找回相关档案，可能会十分困难。但是信息技术的应用则可以使得这些陈旧单位得以被永久保存，比如说，针对纸质档案可以对其进行文档扫描，然后将其录入到计算机系统之中，长久的存储下来。此外，还可以将部分档案制作成音视频档案资料，以供使用。

3、有助于档案信息的交流和共享

对于部分档案信息，其并非只是简单归类，存储在档案柜中就足够了，有些档案需要频繁使用和查阅，才能发挥其价值和作用。而传统的档案管理，由于主要以纸质文件为主，文件量庞大，其一旦归档管理之，要想再次调取、查阅难度极大，费时费力。但是，在信息化技术的支持之下，一切则不是问题，在应用信息技术对单位档案进行管理，单位可以投入一定的资金构建属于自己的档案管理系统，该系统可以快速的上传档案，各个部门则可以通过专门的账号登录系统，调取、查看档案信息，各个部门之间还可以互通有无，沟通与档案管理相关的信息，对档案内容进行优化，进而切实提高档案管理的质量效果。

二、信息化背景下机关事业档案管理创新策略

1、 转变管理模式

传统类型的机关事业单位档案管理模式为单纯性质的管理工作，对于服务意识等缺乏关注，随着信息化时代的来临，信息分享及传递等仅需几秒钟便可完成，这样一来，人们对于档案信息的便捷服务就提出了更高的要求。这就需要机关事业单位积极转变档案管理工作的模式，转变固有的工作性质，将档案管理中体现的服务职能体现出来，并且运用相应的服务理念去指导工作。机关事业单位的档案管理人员可以利用信息技术的自身优势为相关对象提供较为翔实的资料，并且对档案进行分门别类的管理，这样可以便于相关人员对档案信息进行查询。这样一来，就可以确保机关事业单位的档案管理成为一项服务工作，满足人们对档案查询等的基本需求，实现档案管理的职能模式转变。

2、建设信息数据库

机关事业单位若想真正做好档案管理的创新工作，还需要在信息时代背景下建立完善的信息数据库，这也是档案管理信息化创新的重要途径之一。在建设信息数据库的时候，相关人员需要合理选择信息技术及软件等，结合机关事业单位的實际情况，在建设信息数据库的时候，将所有纸质档案的相关信息转变为电子信息输入系统内部。相关人员在数据库内需要针对档案信息的不同类别建立相应的文件夹等，做好档案信息的分类处理，还要对保密信息等进行加密处理，做好数据库权限的下发，内部数据只能由获得权限的相关人员查阅。

3、提高档案管理人员的综合素质

信息化技术应用于机关事业单位档案管理工作之中，其实际上对于管理人员的综合素质提出了更高的要求。首先，档案管理人员需要对信息技术有一定的了解和认识，能够应用信息技术灵活的对档案进行管理。其次，在档案管理工作中需要具备一定的安全意识，信息技术应用于机关事业单位档案管理工作之中，虽然有效的提升了管理的质量和效率，解决了多方面的问题与不足，但是不可否认的是，管理系统可能会受到外界因素的影响和干扰，如果档案管理人员安全意识缺乏，没有按照规定的要求登录管理系统，在退出管理系统之前，没有仔细确认自身的工作环境是否安全，那么可能就会因此而导致重要档案信息被盗取，其将会给单位带来巨大的损失。所以说，其在档案管理中应用具有较高的安全意识。最后，档案管理人员还应当不断的更新自身的管理知识与思想理念，因为信息技术在档案管理中的应用并非是一成不变的，其技术也处于不断更新的状态。基于以上原因，在将信息化技术应用于档案管理工作中时，就必须要积极提高档案管理人员的综合素质，保证其能够胜任档案管理的一应工作。

总之，将信息技术应用于机关事业单位档案管理工作是时代发展的必然现象，要想真正的发挥信息技术的作用与价值，做好档案管理工作，那么更新管理观念，提高管理人员综合素质就是必须的，否则信息技术在档案管理中的应用可能就只是徒有其表，这样档案管理质量难以得到切实有效的生，机关事业单位的发展也会受到限制。

参考文献

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