吴琼雯
摘要：中职学校档案包括所有教职工参与教学活动、教学管理各项工作形成的档案资料。做好档案管理能够推进教学工作的顺利进行，是中职学校管理非常重要的一部分。为了保证档案管理规范性，在当前环境下做好档案管理创新非常重要。
关键词：中职学校;档案管理;信息化建设
中图分类号：G4 文献标识码：A
引言
档案信息化管理能改善中职学校档案组织与利用形式、简化管理流程及提高管理效率、促进档案利用服务的开发与创新，也是现代档案高质量发展的必然趋势。
一、分析中职学校档案管理现状
（一）档案管理缺乏规范创新性，造成档案管理信息化建设受到影响
中职学校档案管理工作的规范与创新，是提高学校管理水平的重要手段。然而，当前部分管理人员缺乏对档案管理的重视。实际开展管理工作，档案管理工作岗位不足，相关工作通常是由其他岗位工作人员兼职负责，所采用的管理方法相对滞后，缺乏创新性与规范性，档案管理设备落后，导致储存的档案资料缺失，在录入档案數据时，规范性有待提升，影响到档案管理信息化建设的深入落实。
（二）自动化管理普及性低，致使工作量增加，效率难以提升
档案管理创新与信息化建设同步实施，要求在档案管理各项工作中应用信息技术、引进先进的设备，并且结合管理需求采用大数据技术或者智能技术，实现档案自动化管理。但是当前自动化管理并没有完全普及，现有管理方法相对简单，机械化操作在中职学校的档案管理工作中也没有实现普及。所以传统档案管理方式导致工作量增加、效率不高，还可能会延长档案管理的时间。原因体现在三个方面：
1个别中职学校缺乏对档案管理信息化建设的关注，对自动化档案管理投入的资金有限。
2即便部分学校在档案管理工作中投入了先进的设备，但管理人员不了解档案信息化管理流程，运用先进设备的优势没能得到体现。
3个别档案管理工作人员在信息化建设方面的认知缺失，尽管现代化设备非常充足，但是因为工作人员未能掌握设备的操作方法，严重影响到自动化档案管理的普及。
（三）档案管理创新的匮乏，致使档案数据缺失问题
档案管理工作规范创新需要提升管理效率以及服务水平，在完善管理制度的基础上加强档案管理行为规范性。但目前实施档案管理由于创新不足，可能出现档案数据真实性缺失的现象，所采集的档案资料欠缺实时性，从而限制了中职学校社会功能的体现。
（四）档案资料交接或转移流程处理，造成所清理的文件还有遗存
由于中职学校文件管理领域的工作人员并非全职负责，所以档案资料的交接或者转移有时不严格按照规定流程处理，导致必须要马上清理的文件却还有遗存，需要严格检查的内容检查不够到位，签字流程被省略，有个别人员对档案交接工作不够了解，交接环节存在疏漏，致使一些重要的档案资料丢失。
二、关于中职学校档案管理规范创新和信息化建设的建议
（一）大力宣传自动化档案管理，增强信息化管理意识
1组建专业水平高的档案管理团队，并且安排全职管理人员，规定所有参与档案管理工作的职工参加岗前培训，学习信息化档案管理的操作要领，树立信息化管理的意识。进入到相应的工作岗位之后，可以马上适应工作环境。
2培训要包括档案资料安全保密工作的相关内容，以免档案管理期间重要信息遗失，导致中职学校面临巨大的损失。
3搭建档案管理系统，该系统要有非常完善的功能，可以在线查询档案资料，无论是教职工还是学生都可以在档案管理系统中调取相关信息，并且上传数据，实现资源实时共享以及信息互传。
4档案管理与中职学校建设需要深入结合，按照学校发展现状展开档案管理更新，扩大自动化管理的覆盖范围，在学校内部营造档案自动化管理的环境，使该项工作档案管理信息化建设能够深入展开。
（二）创建档案管理系统，规避重要档案信息丢失
档案管理信息化建设和规范创新，与管理队伍的专业性密切相关，档案管理设备、硬件系统等，也是决定档案管理工作质量的关键性因素。针对档案管理对接工作存在的问题，应从专业培训与教育方面着手寻找解决方案。人才作为档案管理工作质量的直接影响因素，在实施规范创新的过程中，需要对档案管理系统进行完善，在中职学校定期组织档案管理为主题的讲座及经验交流座谈，提高自身管理能力，成为信息化环境下的新型人才，在每日工作结束之前检查是否还有遗漏，严格检查档案管理工作实施的效果，由管理人员签字确认之后，上传到管理系统中，避免档案交接环节的疏漏以及重要档案信息丢失等问题。
（三）加强提高档案管理资金的投入，有效拓展信息化建设
中职学校档案管理的信息化建设需要加大资金投入，按照实际情况，优化档案信息化建设的标准，通过调动所有可用资金，深入开展信息化建设。如果现有可用资金不足，应争取政府部门的支持。与此同时，中职学校档案管理信息化建设应该拓宽资金准入途径与来源，充分发掘更多可利用资金，使档案管理信息化建设能够有序进行。
（四）完善档案管理保密工作，体现出档案管理信息化建设的效益最大化
1做好档案管理保密工作，树立安全保密观念，杜绝档案信息丢失的问题。
2档案管理人员掌握信息化建设在档案管理工作中的实施要点，能够提高档案信息的利用率。
3全面实现中职学校档案电子化管理，引进大数据技术，通过智能识别的方式，快速调取档案信息，在实现档案资源共享的同时，能够更加高效地利用中职学校现有档案资源。
4利用智能技术采集电子档案文档，并且将其储存在数据库中，使档案管理能够和代化设备实现联合，在原有档案数据库的基础上丰富资源，保证档案信息的延展性。
5档案管理人员参与专业培训，同时掌握档案管理专业技能以及现代化技术设备的操作要领，成为档案管理工作领域的综合型人才。
结束语
综上述，在档案信息化管理背景下，中职学校档案工作于信息技术、管理制度、工作流程的革新中迎来新的发展机遇。对此，中职学校也应准确把握档案信息管理的发展机遇，以多样化的档案信息的资源作为前提、将档案信息化资源的管理作为核心，进一步明确中职学校档案信息化管理的必要、问题及对策，为中职学校档案工作的发展提供良好条件。
参考文献
[1]田丽慧.大数据背景下中职学校档案管理信息化建设[J].办公室业务，2020，（14）：101+104.
[2]袁欣.对中职学校人事档案信息化建设的思考[J].现代职业教育，2019，（36）：282-283.
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