加强实物档案电子化管理之我见

王莉?于建丽

摘要：实物档案就是企业日常工作活动中所产生具有保存价值的实物，以实物为载体，如：纸质文献、培训奖杯，翻译资料等等。在中国石油独山子石化分公司职工培训中心档案翻译业务部实物档案就体现在日常培训、文件翻译等活动中直接形成的文字、图像等具有保存价值的不同载体的历史记录等。它们见证了不同时期在中国石油独山子石化分公司的发展历史，是企业人才培养真实写照。在中国石油独山子石化分公司档案管理是企业管理的重要组成部分之一，其对企业日常活动的作用是不可替代的。随着社会不断发展，信息技术应用到各行各业，部分企业档案管理模式主要还是以纸质实物档案储存为主要方式。这种传统的档案管理模式已跟不上企业对于档案管理的诉求。[1]电子档案管理的优势在于操作方便，传递快捷可随时共享成为现代企业保存档案的主要途径之一。

关键词：档案管理;电子化;实物

中图分类号：G4 文献标识码：A

一、实物档案管理电子化的益处

什么是档案信息电子化？其本质就是通过计算机将实物档案按照不同的作用、属性等进行电子分类和加工，转化成为电子档案信息储存模式。实物档案电子化极大的改善实物档案保存期限短，易丢失的缺点，方便档案人员的调取查阅，节约档案管理的过程中的人力物力成本的投入。其次，实物档案管理电子化过程中充分利用和开发电子档案的潜能，提高档案利用效率，要不断缩短电子档案处理时间，还要提高档案的保存时效时间。随着档案管理的电子化，编辑可以直接使用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息处理过程，快速发布二次文件。档案管理电子化可以使档案信息拷贝多分，防止因实物档案借阅、保存环境等因素导致实物档案损坏、或丢失，同时，可将档案信息有选择性发送给领导和各部门，将扩大档案管理在企业内部的影响，扩大服务范围。

二、培训中心档案管理现状

（一）归档方法单一

以中国石油独山子石化公司为例，企业档案管理主要以纸张为主要存储方式，没有计算机扫描存储、电子文档和重要文档。原始档案被反复借用和使用，原始档案不可避免地遭到损坏或丢失，而年限许久的许多纸质档案都出现了黄损等问题，不利于后期资料的查阅。

（二）文件严重丢失

档案翻译处的许多文件和资料需要由不同的部门提供，许多文件在归档前需要通过多个部门传阅。由于没有计算机扫描和存储，只能在每个部门交付后存档。通常情况下，原件已被污染，甚至一些文件在流通过程中丢失;实物档案在归档后，则是由档案管理人员根据自己的理解，结合相关档案和文件的要求，对档案进行分类，确定是否归档。如果涉及永久性文件、30年期文件还是20年期文件，档案工作者的专业水平决定了档案整理的水平，文件归档类别存在错误以及缺少某些类型的文件是不可避免的。

（三）查詢有很多困难

目前查找文件的方式既费时又费力，通常是：询问年龄-查找接收和发送文件的登记簿-逐个查找-查找登记号-逐个查找文件-复印。如果文件丢失或年份不明，甚至可以查找附近的所有文件，这大大增加了办公室人员的工作量。

二、实现办公室文书档案电子化的对策

（一）提高实物档案管理意识

通常与传统的纸质等实物档案相比，电子档案记录更加方便快捷。在日常档案管理工作中档案管理人员要不断的探索创新，也不能够摒弃对实物档案的管理。管理人员要重视实物档案的管理，加强实物档案收集、整理、保管和保护的宣传，让档案管理人员充分认识实物档案的意义和历史价值。从某种意义上说，实物档案还可以反映一个国家、一个城市、一个行业、一个单位的历史发展过程。

（二）实物档案条码化管理

将实物档案进行二维码录入。实物对应的二维码可以对实物档案进行更加详尽描述。通过在物理文件上粘贴具有唯一标识的条形码，扫描后可以获得物理文件的相关信息。通过自动化管理，避免人工填写错误，自动完成文件归档、货架、信息查询，提高工作效率。同时还要引入二维码纠错机制，即使因为一些客观因素等导致二维码在因穿孔和污渍时部分损坏，依然可以读取到二维码下的实物档案及其相关的信息。[2]对于一些重要的保密性文件，可以在二维码内引入加密机制。例如，某些加密算法可用于加密图像信息。识别QR码时，可以使用一些加密算法进行查阅。大多数二维码都采用宽窄不同的黑白条形生产的，将繁杂的纸质文档或者图像转换成简易的字节流，并通过二维码记入电子档案，这样可以大大减少档案管理方面大量人力、物力和时间投入。

（三）实物档案可视化管理

实物档案管理电子化变革进程还需在电子档案条形码管理的基础上，结合数字化手段和数据库技术，与磁盘阵列、光盘库、服务器、互联网等软硬件系统相辅相成，建立符合实物档案数字化管理系统。从而搭建实物档案多方位的电子化存储管理系统和实物档案存储服务系统，让借阅者或者档案管理人员在档案调取过程中能够快速查找实物档案相关信息以及存储位置，实现对实物档案的可视化监督管理。[3]此外，还可以借助3D打印技术实现对实物档案的管理和利用，减少档案在使用过程中的损坏，延长档案的使用寿命。例如，在公司建立一个实物档案的手机图形信息数据库，借阅者可以通过手机小程序或者二维码扫描等功能通过“扫描”看到实物档案及其相关的具体信息。实物档案管理方法的创新改进也可以应用于企业内其他传统档案管理之中。实物档案的条码化，可视化不仅是实物档案与新时代电子网络连接的新途径，同时也加强实物档案管理的有效途径，提升档案管理的工作效率及服务对象广泛度。

三、结束语

企业实物档案电子化建设要积极分析现阶段存在的问题和困难，努力寻找解决办法，注重人的因素，加快档案管理理念的创新，提高电子档案数字化系统的应用能力，尽快实现企业实物档案管理的电子化、现代化。

参考文献

[1]韦昌涛.医院电子文件归档管理存在的问题及改善策略[J].交流，2014（12）.

[2]张维平， 丁文. 加强实物档案电子化管理之我见[J]. 四川档案， 2018， 204（04）：40-41.

[3]迟玉福. "做好学校实物档案管理工作之我见." 办公室业务 000.005（2015）：57-57.