杨俊萍
摘要：文书档案的收集与归档有着明确的流程，本文结合国企自身特点和规律，对文书档案的收集，归档存在的问题进行论述和探究，并针对这些问题进行研究，提出完善措施，规范文书档案的归档管理制度，提升文书档案质量。
关键字：国企;文书档案;收集;归档
中图分类号：G4 文献标识码：A
在经济时代背景下，国企档案在管理工作中价值越发突显，对企业的历史研究，未来发展都有着至关重要的作用。其中，文书档案尤为重要，在企业日常工作中，产生的大量书面材料均是文书。它是记录信息、表达意图的一种书面材料，是企业记录和传递信息的关键，我们必须重视文书档案的管理工作，将及价值充分利用。
一、国有企业文书档案收集归档的重要性
国有企业文书档案是企业从事生产、经营、管理活动的过程中形成的具有一定价值的文件资料，是企业发展的详细书面记录，具体包括各类文件、会议记录、审批报表等资料，记载了企业发展历程、活动开展和日常工作。它是一项业务性的工作，又是一项管理性工作。文书档案的收集、保管工作关系到企业的发展，并且时间越长，工作量越多，这就要求从事文书档案收集管理的工作人员，既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识，因此，加强文书档案的收集归档，是提高档案管理质量，促进企业档案管理工作长远发展的重要措施。
二、国有企业文書档案收集与归档工作存在的问题
（一）收集与归档力度不足
以中煤平朔集团有限公司档案馆文书档案为例，首先，它的归档收集力度不足，制度不健全，领导重视度不够，这导致各二级单位不能将文书资料及时整理报送集团，集团无法按时交付档案馆，文书档案往往存在一年甚至几年才归一次档，这无疑增加了档案工作人员的工作量。其次，归档方式不合理。从现阶段情况来看，大部分文书档案依然以文字书稿形式归档，对于无纸化办公的发展趋势来看，这一形式无疑已经跟不上时代的发展步伐，导致归档的效率和质量降低。另外，办公室文书归档的流程不够合理。许多文书资料虽然已经进行分类整理，但是因为归档不及时，直接导致各二级单位查阅受到影响。最后，文书档案存在断页、 缺损，导致文书档案缺乏完整性、连续性。
（二）档案资料的收集处理方法落后
随着科技发展创新，传统的档案管理方式已经不再适应新时期档案管理的需要。许多原先依赖于人工的工作开始逐步转移到各种先进设备中完成。这不仅可以显著提高工作效率，还可以降低劳动强度。而文书档案收集与管理工作 也同样可以需要科学技术完成。一方面利用计算机完成档案的收集和归档，大大提高工作效率，减轻了档案管理的工作强度。另一方面，因为中煤平朔煤业有限责任公司档案馆还没有完全实现“无纸化办公”形式，所以在单位性质的影响下，文书档案的类型主要是纸质，这进一步增加了收集和归档的难度。
i3 j缺乏专业技术人才
虽然中煤平朔集团有限公司档案馆大部分都是专职档案管理员，但面对工作量大，专业技术强，人员紧缺等问题，任然直接导致文书档案不能及时收集、整理、归档，间接导致各二级单位查阅收到影响。同时，受疫情影响，连续几年没有进行定期培训，专业技术不强，管理员对提交上来的文书材料的真伪也不能有效辨别，这就导致文书档案在收集上存在不完整性。再加上档案管理人员综合素质参差不齐，部分档案管理人员的工作积极性不高，缺乏主关能动性，对于档案收集归档工作不够重视，从而导致在文书档案收集方面存在较多不足，出现较多的差错，这也直接影响文书档案的有效利用。
三、提高企业文书档案收集与归档工作水平的有效措施
（一）完善文书档案收集和归档管理制度
首先，在相关领导的带领下，加大档案管理工作的重视，各二级单位档案管理人员和集团办公室要积极配合档案馆文书档案的收集归档工作，确保各单位之间的有效合作、沟通，使档案收集归档工作拥有良好的氛围;其次，紧跟国家档案局步伐，制定并完善文书档案的收集归档制度，提高规范化程度。例如，在立卷规定、入库标准等要求的前提下，全面监督文书档案的起草、执行、挂网等环节，最大程度上保证文书档案的收集归档工作质量;最后要做好保密文书档案的分类、保密、保管工作，避免档案出现丢失和泄漏。
（二）对文书档案管理人员进行培训
只有具备专业技能才可以提高文书档案管理效率。因此，国有企业需进一步提高档案管理人员的专业技能，增强文书档案收集归档工作人员的敏感性，针对中煤平朔煤业有限责任公司档案馆，可每半年或者一年对相关人员进行技能培训，受疫情影响不能培训的，可以组织网上培训。同时，文书档案管理人员还需要积极学习新的管理方法，如电子档案的扫描挂网等。最后，要鼓励有关工作人员在业余时间自行学习，定期组织开展学习、讨论会，学习《档案法》、《中煤平朔煤业有限责任公司档案管理办法》等，来提高文书档案管理人员综合素养，促进文书档案收集归档工作的程序化、合理化以及高效化发展。
（三）充分利用现代科技手段提高文书档案收集与归档的工作效率
现代科学技术在数字信息和数据分析处理方面发挥着巨大作用，我们可以利用先进的科技手段开展文书档案管理。首先，必须通过内部网络管理系统平台，如OA、慧信等，将中煤平朔煤业有限责任公司所有二级单位联系起来，方便文书档案管理工作的开展，并通过网络渠道及时传输档案，避免因收集或交接不及时导致的文书档案出现缺损、失效。其次，对于需要收集和存档的企业文书资料，档案管理人员可以通过在线平台关注立卷和流转过程，并纠正其内容或形式不符合归档规范的情况。
综上所述，国有企业文书档案收集归档工作还存在许多的问题，如制度不健全、工作方式落后等，所以需要进一步完善。本文通过分析文书档案收集归档工作存在的问题，结合中煤平朔煤业有限责任公司档案馆现状，提出相应的解决措施，如利用科学技术改变收集归档方式、提高相关工作人员的综合素质等，基于此来提高国有企业文书档案收集归档的工作，促进企业的长远发展。
[ 参考文献 ]
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