蒙天池
摘 要：大数据时代信息技术的应用给机关单位档案管理工带来了机遇，也提出了挑战，工作人员应具备大数据工作思维，积极使用现代信息技术、大数据技术及云计算技术等，提升档案管理信息化水平，不断提升档案材料收集与整理的工作效率，满足社会各界对各类档案材料的应用需求，提升档案机关服务社会经济发展、服务人民群众日常生活的服务能力。
关键词：大数据 机关单位 档案管理 信息化
信息技术时代中各行各业都高度重视档案材料的收集、整理与管理工作，为了加强信息化时代的档案管理，政府颁布了《政府信息公开条例》，为档案材料的开发与利用提供了指导性文件。信息化时代中大数据、云计算技术的使用，档案信息数据批量增加，这就要求机关事业单位档案工作积极实施管理变革，也迎接大数据时代对档案材料的鉴别、收集与整理工作所提出的新挑战，满足多元化、个体化的发展要求，不断提升机关事业单位档案管理的信息化水平。
1 大数据时代机关单位档案管理工作的新趋势
1.1 带来了全新的档案管理理念
从档案材料管理的终极目的来看，无论在哪个时代，档案材料管理最根本的目的还是提升这类材料的利用率，加大档案材料的开发利用力度，为社会经济发展做贡献。为了便于档案材料的阅读与查询，传统的档案收集方式一般都由人工来完成，按照组卷和组件的方式来分门别类的完成这项工作。大数据时代，信息技术具备了非机构性与碎片化的特征，使得档案管理不在依赖于组卷和组件这两个基本单位，这就促进了档案管理的观念变革，带来了全新的档案管理理念，智能化、数字化、多样化的管理方式，使得档案材料的收集与整理彻底摆脱了时空的限制，电子化、数据化档案材料载体已经成为重要的辅助档案材料形式。同时，大数据技术的应用，大幅度提升了档案数据的传输、处理与利用的效率，从而带动档案管理工作的社会服务能力不断提升。
1.2 机关内部更加重视档案管理工作
大数据技术的普及与应用后档案材料的利用效率不断提升，这就使得每家机关单位都更加重视档案管理工作，重视这些材料的收集与整理，配合档案机关的档案材料归档工作。大数据时代，档案管理不单单是档案室的工作，更是本机关的一项重要工作，档案材料的收集不单单关系到本机关单位的未来发展，也关系到个人的切身利益，因为随着人才交流越来越活跃、个人参与社会活动的机率会越来越多，在参加任何一项社会活动时，举办单位就可以通过搜索引擎来调阅参加者的档案信息，而不再是传统的手工填写方式，假如个人在单位时档案信息不完整的话，很有可能就会失去这次机会;对于单位而言，本机关的各项业绩、工作成就、荣誉信息汇总等，这些材料就是工作内容的集中展现，通过数字化的方式来集中处理，就可以通过互联网媒体集中在社会各界展示，故此，大数据时代，集体和个人的档案管理意识都深深融入到工作与学习之中。
2 大数据时代机关档案管理工作的新机遇
2.1 档案材料收集与整理的各个环节不断优化
大数据时代，随着计算机技术广泛应用于档案管理工作中，机关单位的档案数据信息的承载载体已经发生了变化，从传统的单纯依赖纸质材料进行保存外，逐步向纸质材料为主、电子材料为辅的方式转变，未来甚至逐步过渡为档案材料全面信息化、纸质档案材料逐步淡出人们的视野，这就意味着档案数据管理过程的一些关键环节，如收集、生成、处理、存储、分享、流转等都会发生变化。不可否认的是，信息时代档案数据的增长是几何级的，跟传统的算术级的有很大差别，如果还依照传统的人工手工方式进行处理的话，工作人员很难承受繁重的工作量，工作效率就会大受影响，故此，大数据时代机关单位档案材料的管理过程，包括分类流转、分类处理、材料报送与移交、档案的保管与开发等，都依赖于网络平台，或者是APP终端，利用图片、视频、音频等格式与载体来保存档案材料。加之机关单位无纸化办公方式的推广，很多通知、文件、机要、公文通过电子化途径进行传递，这也为档案管理信息化提供了便利，故此，大数据时代机关单位档案管理工作中的鉴定、整理、保管、检索、收集、分享、开发与利用等环节都得以不断优化，科技含量不断提升，信息化程度越来越高。
2.2 档案数据的安全管理成为一项技术难题
大数据时代中，互联网、信息技术的普及与应用给档案管理带来了实实在在的便利，提升了这项工作的管理效率，降低了差错率，同时，互联网又是一把双刃剑，电子化信息数据处理方式也存在一定的弊端，互联网具有开放性、共享性的特征，人们获取信息数据的途径与方式越来越多样，加之黑客技术的盛行，给非法入侵、非法访问提供了技术便利，因此，档案数据的安全管理已经成为一项技术难题。由于机关单位的独特属性，很多档案材料属于国家、政府、行业、技术机密材料，需要按照保密规则来保管，从国家和单位的整体利益而言，这些材料一旦泄密，尤其是一些核心技术的档案数据，就会给国家和政府带来不可估量的损失，同时，一些关键领域的信息数据一旦丢失，就会影响国家安全与法律安全，这就需要重点防护;具体到个人层面，个人的信息数据一旦被公开，个人隐私就会泄露，给个人的工作与生活带来不利影响。大数据时代的档案信息数据的安全管理就受到了前所未有的重视，甚至上升到一定的政治高度。
3 大数据时代机关档案管理的具体工作策略
3.1 积极应用大数据技术，重视档案材料的备份与留存
大数据时代，机关单位开展档案管理工作的过程中，可以借助信息技术进行档案信息备份与留存，弥补传统档案管理中的不足，提高档案管理的整体效率。相关部门开展档案管理工作的过程中，工作人员可以借助大数据技术对实践中形成的档案资料进行信息化转化，并且可以通过影音信息、图片信息、文字信息等之间的相互整合，丰富档案信息的内容，将档案信息进行快速备份与留存。
3.2 利用档案管理信息化系统实施精细化管理
机关单位开展档案管理工作的过程中，可以充分利用特定的软件工具实现对档案资料的精细化管理。例如，档案管理人员可以通过档案管理软件实时更新档案资料，如针对人事档案进行管理的过程中，可以利用管理软件实时添加某一岗位工作人员的劳动成果以及绩效情况，对接档案管理软件与办公管理软件，将 OA 流转中产生的过程审批等信息导入档案管理软件中，实现档案形成的全生命周期管理，按照档案搜集与管理机制的要求，开展高效率的档案管理与信息服务工作，提高档案管理工作的整體效率。
3.3 推行基于云技术的“共享式”档案管理模式
云技术在计算机技术、网络信息技术的推动下应运而生，如今已经比较成熟，应用范围十分广泛，受到了人们的广泛关注和青睐。电子计算机、智能手机等作为云技术的物理接口，已经非常普及，因此，在档案管理信息化建设的历程中，机关单位档案管理部门可以充分利用云技术这一现代科技产物。例如，有效利用云技术的优势，逐步提高单位内部档案资料的共享程度，之后逐步实现档案“云管理”的信息化建设目标。值得注意的是，相关单位应该集中关注网络安全问题，在利用云技术的过程中，严格把控档案资料的信息安全。
参考文献
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