孙彦雷
摘 要：随着科学技术的发展，人工智能技术在企事业单位档案管理中得到了广泛应用。它能识别图片、音频、视频等不同形式的档案资料，可以對人事档案进行高效收集、搜索与分类。人工智能技术在很多方面都表现出了突出的优势，比如知识、数据以及信息处理等方面。它可以以最快速、最高效的形式解决企事业单位档案管理中的问题，最终能够带领企事业单位档案管理走向智能化。
关键词：人工智能技术 企事业单位 档案管理
中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2019）09（a）-0138-02
现如今是信息快速发展的时代，知识信息会直接影响企事业单位获得外部资源的能力以及外部竞争力[1]。企事业单位只有合理地开发和利用档案资源，才能避免那些潜在的风险与损失。如果能有效利用档案资源，就会大幅度提升自身的核心竞争力，从而提高企事业单位的市场价值。人工智能技术最大的特点是自动获取企事业单位所需的资料，同时还会将档案数据中的隐藏性信息提取出来，供企事业单位开发与利用。
1 现阶段企事业单位档案管理中存在的问题
1.1 知识、数据、信息的超载问题
关于企事业单位档案资料的类型，其形式有很多种，比如图片形式、书面形式还有电子格式等。各种数据资料的信息总量较大，导致信息资料等严重过载。企事业单位员工需要花费较长时间对档案资料进行收集、整理，可能会阻碍企事业单位档案资料的使用。
1.2 知识、数据、信息的非结构化问题
目前，企事业单位多采用非结构化形式的档案，这就导致企事业单位的档案资料中最重要的部分被隐藏在非结构化档案中。因此，只有每天对企事业单位档案资料进行分类、提取，才能合理并且有效地应用这些数据资料。
1.3 隐性知识、数据、信息的获取与转化问题
企事业单位档案中的数据信息分为隐性数据和显性数据，隐性数据是指一个人基于组织而产生的个人经验，这些资料并不能用语言来表达。它具有一定的独立性和排他性，很难进行表达和传递;显性数据可以明确地表达出来。因此，企事业单位档案面临的重要问题是如何获取和表达隐性数据信息，并且把它转换成为显性信息。
2 人工智能技术在企事业单位档案管理中的应用
人工智能技术又分为智能搜索技术、智能分类技术与专家系统。
2.1 智能搜索技术在企事业单位档案管理中的应用
最大程度地利用和管理企事业单位内部与外部的数据信息是事业单位档案管理的最终目标。与企事业单位档案以外的数据和信息相比，企事业单位内部信息和数据比较少。企事业单位之间可以共享档案资料，比如报告书、技术知识和法律章程等。这些数据的来源非常丰富。因此，当企事业单位需要时，很难快速准确地找到对单位决策有价值的具体数据。而人工智能技术中的神经网络技术如果应用到企事业单位档案管理中，就可以极大程度地提高档案资料的搜索能力。有了智能搜索引擎，就可以有效地解决企事业单位档案管理中数据和信息过载的问题。
2.2 智能分类技术在企事业单位档案管理的应用
企事业单位档案中的信息大多都是非结构化数据。信息的来源与格式都是不一样的，为了准确而迅速地提取到有效信息，则必须在任务开始之前就处理好大量的档案资料。所以，智能分类技术就应运而生了。
智能分类技术可以高效率地处理企事业单位的大量资料数据信息，根据已有的规则制度，能够清晰地将档案资料进行分类，方便对信息的提取与整理。智能分类技术的具体操作流程如下：首先，要根据档案的不同类型进行初次筛选划分，其次，再将大块的类型分成更加详细的类型，让这些档案资料的排列和分类有一定的规律可循，最终形成一个有规律的体系。
这一系列的流程用统计软件就可以做到，统计软件主要就是负责找到相似的数据信息，然后将拥有共同关键词的信息划分到一个类型中，根据这些关键词总结出此类型数据信息的抽象概念，从而确定更加详细的主题。在将数据信息进行分类的过程中，不仅要创建不同的主题类型，还要根据原有的规则创建出新的规则，以便计算机能够准确地分类。此外，自动分类软件可以识别和操作不同主题类型的数据，然后完成分类。运用不同的文档集合，能够提高其分类能力。在对原始分类方法和自动分类方法的结果进行对比分析，发现它已经熟练掌握了分类技术，并拥有精准度较高的直觉，知道何时该添加新分类与删除不再用的分类以及如何放置文本[3]。
2.3 专家系统在企事业单位档案管理中的应用
专家系统是指对数据信息的表示、获取和解释，这个系统能够使计算机了解和学习到许多专家的技能，模拟专家解决问题的过程。专家系统的主要技术就是知识的获取，它可以从企事业单位档案资源库中找到隐性档案信息，最后转化为组织资源以及个人资源。拥有专家系统最直接的优势就是当企事业单位档案资源信息涉及的类型太过于广泛而难以确定如何进行提取和分类时，可以提供最佳的解决方法和案例模板。
3 如何将人工智能技术在新时期档案管理中得以最有效的应用
3.1 向国外的档案管理技术学习
海外企业单位档案人员普遍具有较高的学历和专业素养。相对而言，我国的档案工作者在这方面还比较欠缺。因此，既要聘用具有较高学历和专业技能的人员，又要加强在职人员的培训，有效地培养高素质的档案管理人员。因为只有拥有了专业的档案管理人员，企事业单位的档案管理才能更加专业化与系统化。因此，要想将人工智能技术在档案管理中得到最有效的运用，需要我们做的还有很大一部分：我们需要专业的技术与专业的人才来实现高效的档案资源管理。
第一，重视档案的整理。在进行企事业单位档案整理归纳的时候可以分为三种：一是史料标准;二是紧急价值标准;三是编纂出版标准。随着人工智能技术的不断发展，企事业单位必须要提高对自身工作效率与竞争力的关注程度。这就要求企事业单位不断加强自身的核心技能，其中就包括档案管理环节。
其次，在档案管理过程中，企事业单位档案通常分为公开、有限和保密，可以有效保护事业单位的合法权益。随着大数据时代的到来，事业单位档案资料管理也有了严格的要求，需要努力与国外先进的事业单位档案管理技术接轨。
3.2 国家应该大力培养科技型人才
目前，我国已经有了人工智能技术，但是这方面的人才还很紧缺。国家应该加紧培养一批科技型人才，熟练掌握人工智能技术，再把人工智能技术与企事业单位档案资料管理深度结合起来。现阶段，人工智能技术在企事业单位档案资料管理中的应用还是探索阶段，还有很大的发展空间。这就需要未来的档案管理人才发挥自身的价值，将企事业单位档案管理技术提升到一个新的高度。
4 结语
人工智能技术在企事业档案管理工作中，得到了较为广泛的应用，在档案管理中起到了至关重要的作用。通过使用人工智能技术管理档案，不仅省时省力，而且还加快了档案管理制度的改进进程。此外，人工智能的优势较为明显，人工智能技术能够实现人事档案资料数字化、智能化;人工智能技术可以对人事档案进行科学细致的分类检索，有利于人事档案的合理利用。
综上所述，人工智能对企事业单位档案管理有着重要的影响，将人工智能引进企事业单位档案管理不仅可以节省人力物力，而且还能够提高企事业单位工作效率，一举两得。
参考文献
[1] 张江华.人工智能技术在事业单位档案管理中的应用[J].档案时空，2014（6）：32-33.
[2] 韩平.人事档案管理中人工智能技术的应用[J].山西档案，2018（4）：75-77.
