贺杰
摘要：当前集团企业招标采购管理工作面临着极大的压力和严峻的挑战，为此，通过对中国平煤神马集团招标采购监管中的问题以及加强监管信息化建设的重要性进行分析，提出了该企业招标监管信息系统的设计框架与具体措施，以提升招标采购管理的综合效益，促进企业的可持续发展。
关键词：集团企业；招标采购；监管信息化
中图分类号：F25
文献标识码：A
doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.15.023
中国平煤神马集团作为国内大型煤炭、尼龙化工、新能源生产基地，集团旗下子公司、分公司众多，经营业务繁杂，众多子、分公司间网络关系复杂，物资采购管理工作涉及面广、采购内容繁多、采购类型多样、采购环节多且要求高，采购管理工作面临极大的压力和严峻的挑战。同時，在招投标工作管理领域，国家出台了一系列政策法规，如《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《河南省省管企业招标采购监督管理办法》、《中华人民共和国电子签名法》等，为招投标工作的规范化管理提供了法律依据，也为行业、企业开展基于互联网的信息化管理提供了法律保障。因此，企业通过提升采购管理工作的信息化水平以及采购工作的规范化水平已经成为当前企业发展面临的紧迫任务。
1招标采购监管中面临的主要问题
1.1招标采购监管工作有待进一步加强
《中国平煤神马集团招标管理办法》（中平〔2016〕197）文件下发后，集团招标采购的监管范围从设备、工程、服务等领域急剧扩大到材料、运输等领域，招标采购扩大到非招标采购等不同采购方式，监管的领域和范围更加广阔，招标采购监管难度进一步加大。而目前的招标采购流程一定程度上存在不规范现象，由于监管工作信息化程度低，难以对繁多的采购项目做到有效的事前规范、事中监管与事后评估，迫切需要更新管理理念，加强监管意识，建设一套完善和高效的信息化监管系统，提升招标采购监管水平。
1.2招标采购的运行效率有待提升
招标采购从计划编制、技术审核、招标采购到合同签订，涉及到计划部门、财务部门、技术部门、采购部门、主管部门和招标公司等多个部门，一套程序下来最起码要两、三个月，采购周期较长，投入的人力、物力巨大。
1.3内部交易成本需进一步降低
现有采购系统中，交易信息透明度低，内部采购产品、价格信息共享程度低，一定程度上造成内部采购价格普遍较高；同时，内部供应联络信息获取不便，一定程度上影响内部采购效率、增加了内部采购成本。有必要通过提升信息化管理水平提升内部采购信息的共享度和透明度，提升内部采购效益、降低成本。
1.4招标采购的不确定风险较高
一是外部的不确定风险。一方面，现有招标采购系统中，由于对供应商资质、信用、与公司交易关系质量等信息管理不足，一定程度上影响到招标采购对供应商选择的主动性和对优质供应商的判断，当经济处在下行周期，公司资金无法跟上时，招标采购工作更是被动，甚至发生流标现象。另一方面，由于招标采购管理信息化程度低，难以对招标采购价格等历史数据进行有效的汇总分析，难以总结分析招标采购趋势状态，过往的招标采购经验难以得到有效利用，不利于规避外部风险。二是内部的不确定风险。由于信息共享度低、信息不透明，内容招标采购工作及监管工作一定程度上都存在风险环节，由于相关交易信息缺乏导致产业内部衔接不畅也一定程度上带来经营风险。
2招标采购监管信息化建设的必要性
采购管理是企业规范业务流程、优化供应链、控制成本、提升效益的重要组成部分，也是为进一步提升该企业采购管理水平及成效，依据上述企业招标采购中面临主要问题，本文提出建立以风险防范和效益提升为目标的招标采购监管信息系统的重要意义主要体现在以下几个方面。
2.1防范风险，有效提升采购工作的监管水平
以专业的采购管理信息化系统实现采购管理流程的规范化、透明化，可以很方便地跟踪监控采购过程，随时查询采购结果，并实现过程及结果信息的共享，从而有效提升对采购工作的监管力度，避免出现招投标工作存在的不规范甚至违规违纪现象，加强集团监管的能力。
2.2优化流程，提升采购工作及其管理效率
通过采用专业的采购管理信息化系统，采购各环节规范运作，加强对采购流程关键节点的控制，明确各环节责任人、限定各环节运作时间，完善采购工作及其管理工作的及时性、运作流程衔接的流畅性，从而有效提升采购工作及其管理工作效率。同时，由于信息化管理水平的提升，大大提升采购工作的运行状态及采购结果查询、应用的便利性，从而使采购管理工作能够更有针对性、更加有效地在统揽全局的基础上做好监督管理和优化提升。
2.3加强协同，有效提升内部效益
其一，专业的采购信息管理系统集成了集团内各企业的产品种类及价格信息，并客观记录和保存了内部采购的历史资料，有助于集团内部产业链中各环节间生产与需求之间平衡协同，也有助于供求双方优化采购和供应策略，提升产业间的协同效应。其二，系统内集成了集团内部各企业经营管理及网络联系的相关信息，使内部的网络联系更为便捷，为产业协同提供构建良好的管理环境，提升协同的及时性和有效性。
2.4信息共享，有效降低交易成本
其一，系统内集成了外部采购及内部采购的完备信息，通过信息共享，使内外部采购的产品、价格等信息透明化，加大内部采购成本降低压力传导力度，使内部供应价格逐渐降低。其二，系统内记录和储存了历次采购物品及价格，使新的采购项目决策有了准确、可靠的信息参考和采购交易条款参照，避免盲目开拓新的供应商带来新的交易成本，提升交易成功的可能性和时效性，简化交易流程。其三，系统集成了外部供应商的资质、信用、产品及价格信息，并存储了历次达成交易的供应商的相关信息，对有效筛选合格供应商、判断优质供应商提供了信息基础，做到有效控制供应风险，降低交易成本。
3招标采购监管信息化建设的框架体系
本文依据中国平煤神马集团招标采购管理工作现状及其中存在的主要问题，引入管理信息系统（MIS）对招标采购业务流程进行规范和优化，提出一套科学、合理的招标采购监管信息系统，从而有效控制采购风险、提升企业运营效益。如图1所示，该系统主要包括以下功能模块。
3.1计划管理子模块
该子模块主要对集团内各子公司、分公司等单位限额以上的招标采购需求进行集中管理。根据集团年度招标采购战略规划并依照集团招标采购管理制度，分业务板块、分类别对各单位提出的招标采购需求计划进行申报、审批、确认和調整，以及后续工作提醒，实现集团内采购计划的统一集中管理，通过统筹规划，优化资源配置，提升组织运行效率。
3.2招标管理子模块
该子模块主要提供招标信息查询、招标文件发布、中标结果发布、招标进度提醒、招标公司与业主即时沟通，并提供相关法律法规、有关知识问答等服务，提升招标工作质量和效率。
3.3评标管理子模块
该模块主要提供评标过程监控（如视频回放）、评标前后信息汇总等功能，加强评标过程管理的规范化，完善投标环节的透明度以及评标过程信息的安全性，提升监管成效。
3.4合约管理子模块
主要提供技术协议签订、商务合同签订、履约结果等相关工作状态信息的上传、查询及统计功能，以及根据设定时限督促、提醒业主按进度签约，便于过程跟踪及结果管理。
3.5效果评价管理子模块
主要提供采购方对采购产品、供应商服务质量等评价功能，从而为新的采购项目的执行提供有价值的决策参考信息，提升风险防范成效。
3.6大数据分析与预警子模块
将系统中记录的采购项目关键信息进行汇总、统计，并以图表、动画等形式予以生动化展示，便于各级主管部门及领导（省委巡视组、纪委、审计厅）的调阅、检查，也为采购工作优化提供准确、可靠的信息基础。
3.7供应商管理子模块
该子模块主要分业务板块、分类别集成外部供应商的资质认证、信用、产品及价格信息，并记录历次达成交易的供应商相关信息，建立供应商黑名单数据库、采购方对供应商产品及服务评价数据库等，提供信息的录入、查询、对比分析等功能，帮助企业有效筛选合格供应商，准确判断优质供应商，从而有效控制供应风险，降低交易成本。
3.8内部产品库管理子模块
该子模块主要提供集团内部各下属单位可供应物品的品类、价格、联系方式，以及生产能力、产品库存等信息的录入、查询、统计分析等功能，有效提升集团内部产业协同管理
4招标采购监管信息化实施的保障措施
4.1加强组织领导
成立项目实施领导小组和项目工作组，由集团企业改革管理部直接管理和负责执行，依托地方高校成立项目研发团队。集团公司相关领导提供协调和支持，业务工作人员提供准确的业务描述，项目组成员负责从企业管理的角度对业务流程进行规范和优化并提供系统化的实施方案。参与各方各司其责、紧密配合，确保项目保质保量完成。
4.2加强项目研发过程管理
项目组与企业相关部门、技术人员进行深入沟通，明确企业需求，做好项目研发方案、推进计划和应变预案。研发过程中，加强项目进度监控，加强沟通协调，确保各阶段任务按期顺利进行。同时，加强对有关人员的培训指导，确保整个项目顺利实施。
4.3为项目研发提供资源保障
确保项目研发所需资金按时到位，统筹调配项目研发所需其他人力及物资，为推进项目顺利实施提供有力的资源支持。
总之，通过建立以风险防范和效益提升为目标的招投标采购监管信息系统，有利于提升招标采购管理的效率，有利于提升采购的透明度，有利于企业采购成本的降低，进一步整合企业内外部资源，把握市场机遇，提升企业综合效益以及实现企业的可持续发展。
参考文献
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