书信格式由称呼、问候语、正文、祝颂语、署名及日期几部分组成。称谓应该在第一行顶格写，后加冒号以示尊敬，称谓应遵循长幼有序，礼貌待人的原则，选择得体的称呼。正文是信函的主体，可根据正文和所述内容的不同，灵活地采用不同的文笔和风格。
1、称呼：写一封信，先要把收信人的称呼顶格写在第一行，然后，再在后面加上冒号，表示下面有话要说。
2、问候语：要写在称呼的下一行，空两格。它可以独立成为一段。
3、正文：一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行，空两格落笔。
4、祝颂语：表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”、“祝”等。它可以紧接着正文写，也可以独占一行，空两格写。另外，在写与“此致”和“祝”相配套的“敬礼”、“健康”一类表示祝愿的话语时，一般要另起一行顶格写。
5、署名：写完信之后，在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般还要加上合适的称谓，如“同学”、“好友”，“弟”“妹”等。
6、日期：发信的日期可写在具名的后边，也可以另起一行。
