一封邮件的基本内容通常分为三部分：收件人、主题、正文。接收人为传递信息或分布任务的对象。除了接收人之外还可以同时抄送给其他人，抄送对象要看邮件重要程度而定。
主题要突出邮件的主旨，要让别人一看到这个主题就能大概知道你想传递的是什么事如：“关于…………的安排”，或者“针对…………的建议”。意思明确，引人注目。
正文里首先是尊称，如：尊敬的领导、亲爱的同事等，如果是领导或者长辈就说“您好”，如果是一般的同事就说“你好”。礼貌是最重要的，不管是对领导还是对同事。
然后就是正文的内容，要分主次，先总体表达要传递的意思，再用“第一/第二/第三/…………”的格式详细描述，别人也会觉得你思路清晰，主次清晰。最后以祝福语结尾，再注明写邮件日期和写邮件的人。
最后有个附件，如果想要表达的信息或者材料内容较多，内存较大，也可以作为附件添加进去。
在发邮件时，从头到尾都没有分段，没有标点，这样的邮件会增加客户的阅读难度，容易引起客户的反感。因此在写邮件的时候，企业一定要注意，要根据邮件内容来进行分段，并正确使用标点符号，而标点符号中的感叹号要谨慎使用，不然容易造成太考张，不正式的效果。
