oa系统是将计算机、通信等现代化技术运用到传统办公方式，进而形成的一种新型办公方式。办公自动化利用现代化设备和信息化技术，代替办公人员传统的部分手动或重复性业务活动，优质而高效地处理办公事务和业务信息，实现对信息资源的高效利用，进而达到提高生产率、辅助决策的目的。最大限度地提高工作效率和质量、改善工作环境。
办公自动化是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。不同的使用对象具有不同的功能：对企业高层领导来说，办公自动化是决策支持系统。它运用科学的数学模型，结合企业内部/外部的信息，为企业领导的决策提供参考和依据。
对于企业中层管理者来说，办公自动化是信息管理系统，它利用业务各环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率，对于企业普通员工来说，办公自动化是事务、业务处理系统。办公自动化为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。
