会议是协调和指导监督活动的重要工具之一。每个主管对会议都很熟悉，但要让会议有效果并不容易。对于主持督导会议的主任来说，一次成功的会议主要基于以下三个要素:一是会议任务的管理；第二，会议程序；第三，准备会议文件。笔者结合自己近几年在监管一线的实践，对此发表一些粗浅的看法。
一、会议任务管理
1.会议的目标
会议指的是会上要做的事情，这也是会议的目的。因此，主任应该首先确定会议的目标。会议目标确定后，会议任务的管理就开始了。
会议目标的类型有:解释问题；为要解决的问题寻找替代方案；评估行动计划；在各种选择中做决定；计划下一步行动；交换信息；审查和澄清问题；评估已经取得的工作进展；提出论点等。在一次会议上，你可能试图解决一个问题或两个或更多相关的问题，视具体情况而定。
2.会议的范围
会议目标确定后，接下来的问题就是制定会议的规范。这是与会议目标密切相关的另一个重要问题。因为有许多问题关系到会议的既定目标，所以必须明确规定这次会议要讨论和研究哪些问题，这样会议才能始终有重点地进行讨论。
确定会议的目标和范围后，您可以决定邀请谁参加会议。如果会议的目的不明确，就不可能决定邀请哪些参与者参加会议。受邀者应该是能够实现会议目标的人。不要排斥那些需要了解情况的听众，即使他们没有太大的发言权。受邀者名单中不应包括不需要旁听会议的旁观者，因为如果让与会议无关的旁观者参加会议，会稀释参会者。
注意力甚至可以影响参与者自由表达他们的观点。
4.会议日程
确定会议目标、范围、参加人员及其准备工作后，主任可以安排会议日程。就解决问题的时间而言，会议既不能太早也不能太晚。如果会议开得太晚，就会错过解决问题的机会；如果太早举行，参与者将没有时间准备。会议日期确定后，应尽快通知与会者，以便与会者更好地规划工作时间。
5.会场
会议场所的布置应达到会议目的，方便与会人员。会议地点的选择受会议目的支配，对会议的成功有直接影响，应慎重选择。例如，如果参与者需要解决施工过程中的问题，将会议地点选择在施工现场是有利的。有些会议需要查阅一些参考资料，所以会议地点选在存放档案或所需资料的地方附近。一般来说，与监理工作有关的会议通常安排在施工现场。
二。会议程序
1.计划活动的内容
会议目标的实现不是简单地由主任召集与会人员就能解决的，还需要事先安排好会议的顺序，这就是所谓的会议程序。重要的计划活动主要包括:
1.1启发引导讨论:主任负责宣布开会，启发引导讨论。
1.2提供信息和意见:每个参与者负责提供相关信息和意见，与大家分享。
1.3寻求信息和意见:导演引导和说服参与者畅所欲言。
1.4鼓励参与者发表意见:导演鼓励参与者大胆发表不同意见。
1.5检查会上提出的信息和意见的真实性:与会者对会上提出的信息和意见作证。
或者问题。
1.6搞清楚事实和意义:导演要搞清楚大家是不是什么都明白了，否则无法进行下一步的讨论。
1.7检查理解的一致性:导演询问并确认参与者对相关话题的理解是否一致。
1.8协调:导演引导参与者分析协商，找出共同点，协调分歧。
1.9总结:导演简明扼要地总结已讨论过的话题，并得出明确的结论。
1.10记录:董事指定专人以书面形式记录会议的讨论内容和结论。
1.11把握时间:主持人要有意识地控制讨论时间，既不拖延时间，也不走过场，保证每个参与者都有发言的机会。
2.积极引导与会者参与会议。
在会议上，主任应倡导建设性的行动，以实现会议目标。每个与会者在会议上的表现是不一样的，这是由于与会者的立场和角度不同造成的。在这里，主持人要启发和引导与会者围绕会议目标发表意见，鼓励敢于发表意见的人，不要频繁打断发言者的发言。总之，主任应密切关注会议的发展，并尽最大努力补救和解决会议任务或会议程序中发现的任何缺陷和不足。
三。准备会议文件
1.议程列表
简单来说，议程表就是要讨论的事项的清单，也就是会议上要考虑讨论的议题的清单。这种形式最好公开发表，或者在会议开始时先说明。一份好的议程表不仅包括项目名称，还包括目标、范围、参与者以及每个项目将讨论多长时间。如果没有议程，与会者不知道会议将如何进行，需要花费大量时间才能取得进展。
2.会议记录和纪要
每次会议都应该记录，包括时间、地点、与会者、议程表、讨论事项的记录、做出的决定或未解决的事项以及任务分配。
如果需要正式的会议纪要，要留出一定的时间对材料进行整理和编辑，使其更加清晰准确，然后打印分发。会议纪要越早下发越好。与会者在对会议仍有新鲜记忆时收到会议纪要，会使他们对会议纪要的审查更有收获，同时也能尽早发现错误、遗漏或不准确之处，使会议成果得到有效落实。
