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企业合规系列之(一)| 举报制度

企业合规系列之(一)| 举报制度

图片源于网络

公司为什么设置举报制度

1、举报制度是合规体系的一个重要部分

员工作为公司基层的庞大力量,相比于上层高管更能直观地接触、了解公司运行中存在的具体问题和漏洞,发动他们的力量,能极大地帮助企业发现线索和问题,而这正是解决问题的开始。

根据美国联邦统计局的数据,超过70%的联邦采购舞弊行为都系举报人揭露。

2、举报是内部纠错的开始

对公司而言,举报制度有助于公司发现违法违规的行为,这也是优化公司的业务流程,提升管理效率,建立公司合规文化的契机;另一方面,举报制度能调动员工参与公司管理事务的热情,提高主人翁精神,进而提升公司的凝聚力。

3、问题宜疏不宜堵

与此同时,所有的问题都要有个出口,如果没有内部疏泻渠道,积累的问题可能就会漫出堤坝,迫使举报人转而向公司外部,如:媒体、司法机关寻求帮助,而这种外部举报可能给公司带来行政和刑事处罚风险,对公司信誉和形象的负面影响更是不可估量的。

怎么设置举报制度

站在举报人的角度出发,他(她)鼓起勇气向公司举报,最担心的莫过于举报没有结果,反而遭到报复。站在公司的角度,则需要听到尽可能多的举报声音。公司要做的就是设置一个能够落地的举报制度满足这两个要求,有如下建议:

1、举报从哪来

开源是举报制度易被忽视的一点,所谓“兼听则明”,除了开放面向公司内部所有员工的举报渠道,公司还应关注到外部合作者,比如上游供应商和下游销售商、代理商等第三方,他们出于相互竞争的利益考量,是很重要的监督力量,帮助公司发现问题。同时,合规不是孤立的存在,上下游或相关方的协作,不仅能提供违规线索,也能创造良好的外部环境。

2、举报到哪去

畅通举报渠道的关键在于:层级要足够高,这是为了排除一些干扰,如果举报信息只能到中层,它可能更大的可能被拦截或压制,所以提高层级,建立直接连接“员工——董事”的举报渠道是完全必要的。

3、举报要落实

公司不能寄希望于举报信息可以直接转换为证据事实,举报人往往只能起到提供初步线索,由专业人士进行甄别,启动调查的作用。内部调查工作才能让举报落地,这是一项十分专业的工作。

公司可以建立独立于公司运营体系之外的内审部门,或由内审部门委托外部第三方专业人员,专职负责举报信息的调查及处理,让有价值的举报信息落实到现实的违规违事实层面。

4、赋予举报人知情、保护和奖励的权利

举报人而言,知悉举报线索是否被调查,调查的进展和结果,不仅体现的是一种尊重和肯定,更是一种鼓励。如果举报后石沉大海,相信一般人不会再举报。因为在任何文化中,告密者都不是受欢迎的人。所以,如果有渠道告之,一定要及时将是否调查的原因或结果告知举报者。或许还能收到进一步的信息。

保护举报人,是举报制度中最重要的内容,有的国家还会上升到立法来保护。首先,是允许举报人实名或匿名举报。其次,公司可以设置举报专员专人专岗专职负责接收、管理举报信息,并对所有的举报信息及后续调查资料以数据或文本形式存档待查,且必须设定很高的密级。最后,如果是实名举报,一定要将知情举报人信息的范围限定在最小。如果举报人遭遇打击报复,公司应采取调岗、调部分等措施。

在奖励的层面,公司可以对举报信息被查实的举报人,给予一定数额的物质奖励或提拔,这其实是对员工主人翁精神和正能量的鼓励。

为什么举报制度不起作用

有的公司设置了举报制度,但是收效甚微,原因主要有以下三点:

1、“上不通”

当举报信息没有直通董事这一层面的渠道,部门出于各自利益的考量可能会层层拦截,最后只有举没有报。

2、“没配合”

只有单一的举报制度,没有内部调查制度和举报人保护制度等配合,导致光有线索,没有进一步的展开,那举报信息就只能成为无用的信息,无法落实,永远只是线索o。

3、“没落实”

有了举报制度,且形成了体系,就需要落地执行,所谓“徒法不足以自行”。手握信息但不调查,开展了调查但不反馈,调查之后却不处罚,都使得举报制度成为没有牙齿的具文,导致员工丧失对公司的信任。

总之,举报制度本身不能达到合规目的,通过举报展开调查,通过调查激浊扬清,才能在公司形成合规文化,这才是一家公司的灵魂!

作者 | 林钰

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