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为组织好本次动员大会，学校多次召开协调会议，对动员大会组织工作进行周密部署、分工协调。
学校办公室撰写了详细的策划方案，明确大会召开的目的、意义，以统一思想、提高效率；并明确了各有关部门及二级学院的职责分工。为了更好地宣传本次活动，学校办公室制定了详细的宣传工作方案，致力于打造全方位、立体式地宣传报道，广泛调动各部门及学院通讯员、校广播站、校记者团等宣传力量参与宣传工作。
同时，学校办公室设计了大量的宣传条幅，用以渲染氛围，为活动开展创造良好的舆论环境和文化条件。“阳春四月，传媒学子亲临斯皮尔伯格母校感受传播魅力”“金色五月，艺设学子求学惠特学院与美国总统成为校友”等条幅迎着春风招展，展示着年轻的科德学院的青春与活力。
学生处、传媒学院为汇报演出节目的策划及排练做了大量工作，力争为师生观众准备一场文化艺术的盛宴。汇报演出以突出博大精深的中国传统文化内涵为主旨，节目包括歌、舞、相声、小品等，并有部分传媒特色的节目奉献给师生观众。
后勤管理办公室为动员大会的召开做了大量的幕后工作，物品采购、搭建舞台、布置会场等，忙碌之中自有喜庆与祥和的气氛产生。
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