在建筑工程的施工中，除了工程本身能反映一个工程的质量外，工程资料也是一个非常重要的环节。通过数据不仅可以反映一个项目所用材料的优劣，工序之间的操作是否符合规范要求，项目是否按图纸施工，是否按变更要求实施等。它也能反映一个企业的项目信息管理水平。作为主管，对数据的严格控制，数据的收集、复核、整理、归档、记录尤为重要。
工程监理能否顺利进行，与监理馆员的工作能力密切相关。在正常工作中，监理资料员不仅要配合整个监理部的工作，还要负责监理资料的收集、分类、汇总和台账登记，要关注整个工程的各个方面，因为在工程建设过程中，现场和资料要相辅相成。资料员不仅要收集、整理信息，还要了解现场施工情况和材料进场情况，以督促施工单位及时做好隐蔽工程检查、建筑材料报审和材料取样发货工作；同时你也要熟悉相关的施工工艺和施工规范，这对监理资料的整理、归档和编制也有很大的帮助。这是每一个监理馆员必须加强学习的地方，以便配合资料的整理和归档。因此，作为一名监督馆员，必须加强信息与网站的联系，使网站和信息都正确无误，这样才能真正做好监督馆员的工作。
资料员应通过审查资料，检查资料是否符合规范要求，发现问题时，协助监理工程师督促施工单位整改。他们还应帮助监理工程师编制过程资料(如监理工程师通知、监理工作联系单、安全检查记录等)。)通过监理或监理工程师的现场检查和巡视，督促施工单位整改落实。作为监理馆员，还应定期向总监理工程师汇报工程资料，及时汇报工程资料中存在的问题并向总监理工程师请示，使问题尽快得到解决。
当然，作为图书管理员，收集、整理、归档资料是首要任务。首先，有必要界定数据收集的范围:
一是前期资料，要分为两部分:准备监理单位的前期资料和收集施工单位的前期资料。在监理信息中，监理规划、细则、各种专项验收方案是开展监理工作的指标。各类预案包括工程概况、监理工作范围、工作程序、监理组织机构等。一份全面、综合的监理方案，可以让外行人看完之后对工程和监理工作有一个初步的了解，所以很多人在查阅监理资料的时候习惯性的关注各种初步的指导性方案。因此，在工程进展过程中，当施工情况和施工工艺发生变化时，监理规划、细则、专项验收方案等指导性方案也应相应调整，以利于现场监理工作内容和方案内容的闭合，监理细则和专项验收方案的内容应与监理规划内容一一对应闭合。收集建设单位的初步资料。施工开始时，首先应督促总承包施工单位提交其企业资质、施工人员资质、设备验证报告、施工组织设计、施工报审等。，并及时提交总监理工程师审核确认，然后整理、收集、归档。
二是随着工程建设的逐步推进，从施工单位提出的工程变更、技术核定，到施工单位上报的各种材料的工程检验、材料审批、合格证、试验报告等。，应及时收集整理。施工单位提交的资料应经监理工程师审核签字，资料员应认真检查其内容是否符合相关要求。施工材料进场时，还应做好见证取样登记台帐和材料进出台帐。对于各方交换的文件，收发文件要进行登记，工程变更、技术验证等与工程施工有关的信息也必须及时传递给各相关监理，以便他们及时了解工程变更和信息。
当然，在工程建设过程中，这样那样的问题是不可避免的。这时，有必要协助现场监理工程师做好监理工作联系单和监理工程师通知工作。还负责记录和发布每次项目例会，以供存档。记录和发布会议纪要是非常重要的。有些人(尤其是主人)一眨眼就忘了会上给的状态、任务、指标。当他们不批准的时候，他们会用会议纪要来监督他们。尤其是在项目业主众多的情况下，往往是一个业主领导的指示，另一个业主领导不认可，很多工作得不到肯定。这时候也需要会议纪要来维护相关单位的利益和权利。会议纪要的收集整理是很有技巧性的，馆员要抓住会议中的重点进行整理。
施工单位上报的过程资料，如检验批、专项方案、监理通知回复单、各种报告等。，还需要现场监理工程师坚持资料通过后应保留的原则，并配合资料人员做好资料收集工作。随着资料的增多，工程资料应按监理单位档案管理的要求进行编号和归档，通过分类归档，做到一目了然，便于查找。
三是随着工程主体结构接近完成，各种分包工程将进入，如塑钢门窗、外墙涂料、屋面防水、室内电梯安装等装饰工程。此时，总承包商除了继续督促分包商做好工程检查和材料检验外，还应督促分包商报审其相关资质和资料，包括审核分包商资质、人员岗位证书、质保资料等。当然，各个施工单位的资料员水平并不统一，可能会有内容相同的报告，也会有几种不同的样式表。这就需要监理部建议业主对各单位资料员进行集中培训，填写统一的表格和规范。如业主因各种原因未对其进行培训，监理部可在征得业主同意后，向各施工单位资料员公开业主认可的资料表格及填写方法。
四、装修工程接近尾声时，要做好工程验收的准备工作。至此，监理资料员将整理开工以来的所有资料，协助总监理工程师编制工程竣工报告，准备验收。验收完成后，监理资料员除整理好所有资料外，还应协助现场监理工程师督促施工单位对工程维护中存在的问题进行整改和落实。
作为监理的馆员，他们应该不断学习新知识，因为技术和资料是不断更新的。只有不断学习，补充自身各方面的不足，才能适应发展的需要。对于其他工程材料做得好的，要虚心学习，吸取经验。通过与其他监理、施工人员的相互交流、相互学习，取长补短，不断提高自身的专业水平，真正做好监理馆员的工作，为以后的发展打下坚实的基础。
