监理文件的编写水平可以直接反映监理工程师的技术水平和业务素质。高水平的监管公文，格式正确，内容明确，有理有据，能起到很好的促进协调和管理作用。项目总体监理文件的编写水平是项目监理机构履行职责能力和监理工作有效性的充分展示。
但在实际工作中，大多数项目的总监理工程师都会觉得，既能在施工现场发现问题、提出问题，又能形成书面语言的监理工程师相对较少。能写出内容完整、简洁、格式规范的文件的监理工程师较少。
一、监督文件的种类
监理文件的主要类别包括监理规划和监理实施细则；月报、周报和会议纪要；通知和工作联系单；监理日记、监理日志和现场记录；报告、监理工作总结、工程质量评估报告、汇报材料、PPT汇报材料及信函。
二。监理文件应遵循的原则
公文一般应采用议论文的文体，从内容的逻辑关系进行分析，采用“总议—分议—总议”的讨论结构，或者说“提出问题—分析问题—得出结论”的三段论更为恰当。当然，监理规划和监理实施细则有成熟的格式，监理日记和监理日志有具体要求，不必拘泥于议论文的结构。点击此处免费下载施工技术资料。
监理的公文必须使用规范的书面语言，特别是专业术语，如“电缆敷设”、“模板拆除”、“见证取样”等。不要使用口语、方言或俗语。比如有些监理工程师为了省事，经常写“浇筑混凝土”或“浇筑混凝土”，不符合书面语言的要求。
三。各类公文写作要点
1、监理规划及实施细则
GB/T 50319-2013《建设工程监理规范》对监理规划和监理细则的作用、编制程序和原则、编制依据和主要内容都有详细规定，各监理单位都有成熟的范本。在编制过程中，应根据项目的特点和难度进行选择，所依据的国家和地方标准必须是适用于本项目的最新版本。在监管过程中，如果实际情况或条件发生较大变化，需要及时进行调整、修改和补充，否则无法起到正确的监管导向作用。
2.周报、月报和会议纪要
监理月报是项目监理机构每月向建设单位提交的建设项目监理工作和建设项目实施情况的分析总结报告。主要内容包括:本月项目执行情况；本月的监督工作；本月施工中存在的问题及其处理；下月监理工作重点。监理月报重点是对形象进度、施工质量、安全、文明施工的总结、分析和判断，还应辅以分析图表、现场照片、监理工程师的工作照片等。，给读者直观的印象。写的时候注意不要省略条目，要突出每个条目的中心思想。
3、监理通知、工作联系单
通知是指对施工单位在工程安全、质量、进度、造价等方面的违法行为进行纠正的指令和要求。，针对安全事故隐患，不符合设计要求，不符合施工技术标准，不符合合同约定，使用不合格的材料、构件和设备。
工作清单主要用于项目监理机构与参与项目建设各方的日常书面工作联系，包括:通知、监理、建议等事项。
一般来说，要注意通知和工作联系单的时效性(有些通知、建议等的工作联系单。不用特别注意时效性)。监理工程师发现问题时，应根据具体情况评估其轻重缓急。对于可能造成严重后果的重大、紧急事故，他要及时果断地作出口头指示，拍照取证，在最短的时间内作出书面指示。
写“理由”时，要提炼文章内容的精髓，用一句话把要传达的事项说清楚。每份监理通知单最好不要同名，以便于监理资料的收集、整理和归档。
要坚持“一事一议”的原则，每份监理通知单和工作联系单只写某一项，既能突出重点，又便于施工单位下发不同部门进行整改和回复。
需要明确具体的轴线、标高、位置和工序，例如:“D-E/15-16轴线及二层屋面(标高9.85m ~ 10.15m)混凝土浇筑”。
引用现场实测统计的具体数据，如“现场测得5个点的钢筋保护层厚度分别为33 mm、32 mm、34 mm、28 mm、41 mm”。
指定其所依据的规范、条款或图纸编号。
要限定整改时限和复查时间，否则施工单位一般会拖延。
四。监督日志、日记和现场记录
GB/T 50319-2013《建设工程监理规范》中对监理日志的定义是:项目监理机构对建设工程监理和建设工程实施所作的日常记录，并对记录内容进行了详细规定。个人监督日记也可以按照这些规定每日记录。现场记录也有一种特殊的形式。点击此处免费下载建筑技术信息。
目前监理日记、监理日志和现场记录中存在的主要通病是记录不连续、字迹潦草、术语不规范、内容笼统、发现问题不整改不关闭等。总监理工程师必须定期检查，及时指出存在的问题，指导监理工程师和监理人员提高记录水平。
五、监督报告、总结和报告数据
GB/T 50319-2013《建设工程监理规范》规定了监理报告、监理工作总结、质量事故书面报告、工程质量评价报告的格式或主要内容。写作者应遵循监管公文的基本写作规则，全面客观地描述或分析，每段的中心要明确。起草完成后要反复修改或交叉修改，项目总监理工程师要亲自审定最终版本。
六。字母
公函是一种非隶属机关之间相互协商、问答或请求有关主管机关批准的公文。这是一个平行脚本。在监理工作中，向周边建设、监理、施工等单位发函较为常见。
写信，首先要注意文笔的简洁明了，把握语言的分寸。无论是平行机关之间还是非附属机关之间的书写，都要注意语气的温和客气。至于回复，要注意文笔的针对性和回复的清晰性。其次，信函也有时效性的问题，尤其是回复要迅速及时。
监理文件的编写质量是关系到项目监理机构正常运转的一个重要方面，总监理工程师必须高度重视。只有对监理工程师起草的文件进行培训、讨论和审查，详细地说服人，才能对施工单位的监督管理产生积极的促进作用，使建设单位和上级主管单位信任项目监理机构；否则会造成负面影响，降低监理工程师的威信，给后续工作带来不好的结果。
