李锋 李凤勤
【摘 要】 如何优化疾控档案管理，有效提高疾控档案利用程度和利用效果，是当前疾控档案管理工作人员需要思考的课题。本文采用调查问卷的形式，运用归纳统计方法，对河南省市县区疾病预防控制机构的档案进行统计与分析，提出了当前疾病预防控制机构室藏档案利用存在的问题，并在此基础上，进一步提出提高疾病预防控制机构室藏档案利用效果的措施。
【关键词】 疾病预防控制 档案利用 措施
疾病预防控制机构是一个承担传染病、慢性非传染病预防与控制等关注民生健康的职能机构，其在开展各项工作的过程中，会形成一系列的数据和信息，经整理后形成了有重要利用价值的疾控档案。疾控机构要结合自身疾控档案特点，采取有效措施提高疾控机构室藏档案的利用程度和利用效果，更好地发挥疾控档案的利用价值。笔者对近年来河南省市县区疾病控制机构的档案情况和档案利用情况进行了统计分析，并对进一步提高疾控机构的疾控档案利用效果提出了些许建议。
1 河南省市县区疾病预防控制机构室藏档案统计与分析
1.1 档案管理人员情况统计
经调查统计，我省市县区疾病预防控制机构档案管理人员多为女性，占总人数60%；参加工作时间10年以上的占52%；从事档案管理工作年限在5年以上的占67.56%；45%的档案管理人员的最高学历在本科及以上；档案管理全职人员占档案管理人员总数的20%，具有中级以上职称者不足10%，绝大多数为兼职人员，其中，全职档案管理人员中所学专业为档案管理及相关专业的不足8%，大部分为医疗相关专业或其他专业。
1.2 档案类别
从各市县区疾病预防控制机构档案室储藏的档案类别来看，主要有文书档案、业务档案、科技档案、人事档案、会计档案、音像档案、仪器设备档案、照片档案以及荣誉档案、绩效考核档案、实物档案等，总体而言，河南省市县区疾病预防控制机构室藏档案类别比较齐全，涵盖了工作中的各个类别档案资料。近年来，文书档案、科技档案、检验报告档案呈平稳上升趋势，但科技档案、仪器设备档案归档情况不理想。从调查问卷统计情况来看，文书档案、业务档案数量较多，保存数量最少的为科技档案和仪器设备档案以及实物档案，从档案年份来看，还未出现档案室档案年度断档现象，总体保持完整。
1.3 档案管理设施
根据调查问卷统计，全省各市县区70%以上疾病预防控制机构均对单位档案实行了集中统一管理，并建立档案室及档案管理制度，制定了严格的档案管理人员职责。大多数疾病预防机构建有综合档案室，做到了办公场所、借阅和库房三分开。档案室面积在50-100平米的占19.5%，大多数单位的档案室面积在50平米以下。近86%档案室都配备有人工灭火器、电脑、空调、打印机、装订机、铁柜等，少数档案室还配备了自动灭火器、自动喷淋、照相机、复印机、缝纫机、、消毒灭菌机和密集架、木柜等。大多数档案库房采用的是空调温度调控，有些档案库房还配有去湿机。总体而言，档案管理设施较为齐全。
1.4 档案利用情况
从近年来疾病预防控制机构室藏档案利用情况来看，总体利用率不高，年平均利用率前三的是疾控业务档案、文书档案和会计档案；利用件（卷）次数前三的分别是疾病预防控制、会计凭证和党政管理类。档案利用的价值在于为本单位的业务开展、活动开展提供凭证查考作用。但对近年来档案利用数据情况的分析，外单位利用疾病预防控制机构室藏档案次数极少，除本单位内部及卫生系统外，各市县区其他部门单位极少利用单位所在地的基本预防控制机构的室藏档案。
2 当前疾病预防控制机构室藏档案利用存在的问题
2.1 档案管理人员的档案意识不强
当前，河南省各市县区疾病预防控制机构的档案管理模式是“中心——科室”二级管理模式，即在中心档案领导小组的领导下，档案业务科室对档案实施分类管理。通常档案室会配备一名全职档案管理员，1-2名单位工作人员兼职档案管理业务，这种模式存在诸多问题：一是档案管理人员对档案业务工作不熟悉，缺少专业的档案管理知识和经验；二是无法对档案资料的重要性进行辨别，会造成档案利用价值不高或浪费档案资源。
2.2 档案管理投入有限
近年来，随着档案管理信息化建设发展，档案管理载体已由传统的纸质管理转为数字化照片、影像资料等多载体管理，比如建立检验报告档案数据库，多载体管理方式使得纸质不再是唯一一种管理方式，但由于许多县区疾病预防控制中心经费有限，对档案管理投入不够，使得档案管理设施跟不上档案管理信息化发展需求。
2.3 档案管理制度不完善
疾病预防控制机构工作人员大多是医学背景专业，对档案管理知识较为欠缺，但由于单位编制数限制，许多档案管理人员都是由其他工作人员兼职管理，使得档案管理和利用效果不佳。同时，档案管理制度不完善，大多数档案管理制度针对的是纸质档案，对电子档案的管理和利用没有补充完善，从而使得档案利用不便。
2.4 档案利用率不高
档案管理工作通常为单位工作所不重视，长期以来，疾控预防控制机构的档案服务对象是本单位或卫生部门系统，外单位或群众个人利用较少。主要原因在于疾控档案编研专业性强，很难为群众所理解，同时纸质档案查阅方式不便，费时，加之档案利用宣传力度不够，从而导致疾控室藏档案利用率不高。
3 提高疾病预防控制机构室藏档案利用效果的措施
3.1 加强档案管理人才队伍建设
疾控档案管理具有很强的专业性、综合性，管理人员需要熟悉档案管理业务知识，医学病理知识、计算机操作知识等，需要具备在复杂的疾控档案资料中筛别出价值较高的档案资料，从而保障档案质量，提高档案利用程度。同时，要注重培养档案管理人员的专业素养，不断提高档案管理人员的档案知识、信息化管理知识，更好地实现疾控档案的利用效果。
3.2 改善档案室设施，实现档案管理数字化
做好疾控档案管理工作，离不开资金、设施投入，各市县区疾控机构要根据自身的实际情况，加大对档案室的投入力度，确保档案管理和利用的高效。同时，要实现疾控档案管理和利用的数字化，对于所用纸质档案同时都以数字化形式存放，并形成数字化目录，这样就便于疾控档案资料的查找，从而有效提高疾控档案的利用效果。
3.3 做好疾控档案利用反馈工作
做好疾控档案利用的反馈工作，可以发现疾控档案利用过程中存在的问题，从而完善疾控档案利用程序提高疾控档案的利用效果。首先，做好档案使用者信息的登记工作，根据使用者信息和使用效果编写应用成果资料，将资料发放给各个部门，部门根据该资料完善部门工作，推动今后疾控档案的最大程度的利用。其次，征求档案利用者的意见，完善疾控档案管理工作，为档案利用提供高效优质服务，提高疾控档案利用率。
3.4 拓宽疾控档案的利用渠道
疾控档案如实反映了疾病预防控制的成效以及疾控预防控制的水平，因此，疾控档案的利用价值非常重要，因此，要进一步完善疾控档案的利用渠道，更好地发挥疾控档案的价值功能。比如，卫生系统可以利用疾控档案制定疾控预防控制措施，地方政府可以利用疾控档案作为处理突发传染病卫生事件的重要依据等。
参考文献
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