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简述整理档案为什么不能按照偶然的需要和人为的联系随意分合。

简述整理档案为什么不能按照偶然的需要和人为的联系随意分合。

简述整理档案为什么不能按照偶然的需要和人为的联系随意分合。

正确答案:

整理档案只能按文件的历史(有机)联系进行。(1)从档案的形成特点看,档案作为人类社会实践活动的真实记录,必然有着与这种过程相吻合的有机联系。整理时保持这种联系,就易于反映历史原貌,向人们提供珍贵的原始凭证和信息。(2)这样,也便于利用文件形成时的原基础。(3)从利用规律看,档案之所以对各种用户有用,是因为它所记录的活动过程与各种事物有关。日后的用户正是从这一角度需要利用这些档案,故依据与这种过程相吻合的历史联系整理档案,就便于大多数用户利用。(4)原本比较分散的档案文件也只有如此组成有机的整体才能充分显示

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