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活动,正当活动进行中,临时接到通知:告知有俩位领导要参加活动

活动,正当活动进行中,临时接到通知:告知有俩位领导要参加活动

【面试模拟题】

单位组织纪念抗日战争胜利70周年活动,正当活动进行中,临时接到通知:告知有俩位领导要参加活动,作为活动的组织者,你怎么处理?

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【参考解析】

作为本次活动的组织者,保证活动顺利开展是我的基本职责,面对这种突发情况,我会快速、积极的了解情况,变更活动议程,既让领导能参加活动,又能确保按既定程序顺利开展。

首先,确定参加领导的信息。了解参加活动领导的姓名,级别,及时为两位领导安排座位,制作桌签;确认参加的两位领导在活动中扮演的角色,如果领导需要发言,赶紧安排相关工作人员为领导准备简单的发言稿,并及时向主持人告知议程的变动,安排领导在活动最后进行总结发言,必要时对活动的其他环节时间上做略微的把控。

其次,确定领导到会大致时间。如果活动还没开始,并且领导立即能到会场,可以让活动时间稍微推后一些,等领导到达之后启动活动,向大家逐一介绍参加活动的领导。如果领导一时不能到达活动现场,可以先按议程安排开始活动,安排人员在活动入口迎接领导,待领导到达现场入口后,让活动暂停片刻对抽身赶来参加活动的领导表示欢迎,也趁此让领导与其他人员打个招呼,待领导坐回座位后活动继续进行,确保活动能按既定的议程进行。

最后,待活动即将到领导发言的阶段时,工作人员向即将发言领导进行提醒,让领导做好发言的准备。所有的议程结束后安排领导先退出会场后,其他参加活动的人员也能按次序退出会场。待人员退离后,清理现场,让现场场尽快回复原样。

在活动结束后,立即撰写活动的通讯稿,上传至本单位的网站,让未参加的人员了解活动开展情况,对本次活动录制资料进行存档处理。并对本次活动进行总结,对活动中没有考虑到的因素以及活动中的一些突发状况,进行自我检讨。确保以后遇到此类情况能更好的面对和处理。

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