函头通常使用只标识发文机关名称而不标“文件”二字的信函式，需要写明发文机关、事由和文种，其中文种要注明是函还是复函。正文一般由函请缘由、函请事项和尾语三部分组成。
发函的开头简述原因和目的，复函则以引述来函的日期、文号或标题为起首语。
对于事项部分，发函需要写明告知、询问、商洽或请求的内容，事项要明确具体，语气要委婉恳切，提出要求应给对方留有余地，不要强人所难，有时可写出自己的看法、打算，以供对方选择参考；复函则针对来函提出的问题明确作答，切忌模棱两可，答非所问。
对于结尾部分，发函一般用“盼复”、“即请函复”、“请研究函复为盼”等作结；复函多用“特此函复”等结语，也可以不写尾语。公函结语一般不用“此致敬礼”、“祝工作顺利”等祝颂语。
