图说:两个大学生协助找到一份十几年前的成绩单。照片由受访者提供
新民报讯(记者高杨通讯员刘芷微)近日，一封发往千里之外的快件终于从上海临港起航。快递袋只是薄薄的一张纸，却是疫情下上海电机学院图书馆、档案与材料学院众多老师和同学不断接力、共同努力的结果。
22日一大早，上海电机学院图书馆馆员于平接到了一位2005年毕业的校友的求助电话。因升学需要，急需取得该校友在校学习的档案成绩单。但目前学校处于准封闭式管理状态，进入校园需要严格的健康证手续和足够的健康观察时间。而且档案室的老师都因为疫情被堵在小区里，根本无法赶到学校办理档案业务。
虽然疫情形势严峻，但校友升学的迫切需求必须得到保障。于平立即向图书馆和档案馆的领导汇报了这一情况。图书馆领导接报后，立即将学校图书馆防疫班谢老师调到档案室协助工作。
毕竟艺术行业有一专多能。谢到档案馆后，遇到的第一个棘手问题是对档案管理系统的不熟悉——不经过系统查找，几乎不可能从浩如烟海的档案中找到一本薄薄的17年前的成绩单。为此，余先生和谢先生立即接通了视频电话，进行了面对面的沟通。
谢很快掌握了检索方法，但第二个问题又出现了——输入一个校友的名字进行检索时，系统中弹出多个同名的检索信息，该校友又记不清班号。无奈，两位老师“剥茧”，不断缩小“包围圈”，终于得到了有帮助的信息。
此时，第三个问题出现了！虽然减少了信息检索，但工作量仍然巨大，谢并不熟悉档案库房的排架规则。只靠她一个人慢慢找，会耗费很多时间和精力。幸运的是，在档案馆勤工俭学的材料学院学生刘珂和梁博加入了搜寻队伍。
从一个仓库到另一个仓库，从一个文件架到另一个文件架，从一个文件夹到另一个文件夹，提取了几个班级的档案抄本，逐一与档案系统中的所有检索信息进行比对，并与求助的校友反复沟通确认。最后，经过几个小时的工作，锁定了目标文件。
接下来的工作不再复杂，但仍需细致认真:复印原尺寸、加盖档案室印章、制作扫描件、寄出邮件、联系快递公司投递书面稿。邮件寄出去，快递寄出去，四个人终于都松了一口气。
校方表示，自准封闭式管理以来，档案馆共接待咨询61人次，办理了档案。复试和留学需要成绩单盖章，发给44人；轮班咨询23人次；无登记表173人次。负责滞留在学校五年多的毕业生档案的宋老师，每天被各种咨询电话打得手机发烫。最后，她只能一边收费一边回复毕业生本人、家属和学校老师的咨询，然后远程指导图书馆防疫班的老师协助线下业务。通过图书馆和档案馆教师的通力合作，积极满足了档案检索和转移的要求。
