公司登记时股东委托他人代自己签字违法吗

我的公司因要变更股东、名称，提交了股东会决议等材料。工商部门先收了资料说要查档，再去办时说因档案股东签字与现在股东会决议上不一致已被立案，但直到现在也没有给立案通知书或口头通知，也没说立案的理由。找人问了一下，说要罚1-3万，因为找熟人了罚5000就算了。当时办公司时，是股东一致委托代理公司办的，把身份证也交给他们了，他们的签字我们也认可，这样应该不算虚假材料吧？