扫描件或传真件的付款确认书是否具有法律效力

我是一家签证中介，经常和外地公司合作，为表诚意，在办签证之前都只要对方公司给我们签一个付款确认书，并负责人签字盖章，传真给我们（内容就是签证办好后付清全款。） 一旦发生签证办出来后，他们不给我们付款，或是说对方公司也没有收到客人的签证费，我们的扫描件或传真件的付款确认书是否具有法律效力呢？是否可以凭此起诉呢 另外，我们在给客人办理签证之前，都会事先告诉客人一般需要多久能办好，签证有效期是多久，但是，使馆经常有变化，造成不能按时拿到签证，或签证签发情况和客人要求的通常情况不一样。这时客人拒绝付款，如果事先我们已经告诉客人，但没有书面的协议，这时怎么解决