会议是协调和指导监理工作的重要手段之一。每个主管对会议都很熟悉，但要让会议富有成效并不容易。一次成功的监理会议主要有以下三个要素:一是会议任务的管理；第二，会议程序；第三，准备会议文件。
一、会议任务管理
1.会议的目标
会议指的是会上要做的事情，这也是会议的目的。因此，主任应该首先确定会议的目标。会议目标确定后，会议任务的管理就开始了。
会议目标的类型有:解释问题；为要解决的问题寻找替代方案；评估行动计划；在各种选择中做决定；计划下一步行动；交换信息；审查和澄清问题；评估已经取得的工作进展；提出一个论点；等一下。在一次会议上，你可能试图解决一个问题或两个或更多相关的问题，视具体情况而定。
2.会议的范围
会议的目标确定后，接下来的问题就是制定会议的规范。这是与会议目标密切相关的另一个重要问题。因为有许多问题关系到会议的既定目标，所以必须明确规定这次会议要讨论和研究哪些问题，这样会议才能始终有重点地进行讨论。
确定会议的目标和范围后，您可以决定邀请谁参加会议。如果会议的目的不明确，就不可能决定邀请谁参加会议。受邀者应该是能够实现会议目标的人。不要排斥那些需要了解情况的听众，即使他们没有太大的发言权。受邀者名单中不应包括不需要旁听会议的旁观者，因为如果与会议无关的旁观者参加了会议，势必会冲淡与会者的注意力，甚至可能影响与会者的坦诚评论。
3.会议日程
确定会议目标、会议范围、参加人员和需要做的准备工作后，主任可以安排会议日程。就解决问题的时间而言，会议既不能太早也不能太晚。如果会议开得太晚，就会错过解决问题的机会；如果太早举行，参与者将没有时间准备。会议日期确定后，应尽早通知与会者，以便与会者更好地规划工作时间。
4.会场
会议场所的布置应达到会议目的，方便与会人员。会议地点的选择受会议目的支配，对会议的成功有直接影响，应慎重选择。比如要求参会人员解决施工过程中的问题，把会议地点选在施工现场更有利。有些会议需要查阅一些参考资料，所以会议地点选在存放档案或所需资料的地方附近。一般来说，与监理工作有关的会议通常安排在施工现场。
二。会议程序
1.计划活动的内容
会议目标的实现不是简单地由主任召集与会人员就能解决的，还需要事先安排好会议的顺序，这就是所谓的会议程序。重要的计划活动主要包括:
领导讨论:主任负责宣布开会并领导讨论。
提供信息和意见:每个参与者负责提供相关的信息和意见，与大家分享。
寻求信息和意见:导演引导和说服参与者畅所欲言。
鼓励参与者发表意见:导演鼓励参与者大胆发表不同意见。
检查会上提出的信息和意见的真实性:与会者确认或质疑会上提出的信息和意见。
搞清楚事实和意义:导演要搞清楚大家是不是什么都明白了，否则无法进行下一步的讨论。
检查理解的一致性:导演询问并确认参与者对相关话题的理解是否一致。
协调:导演引导参与者分析协商，寻找共同点，协调分歧。
总结:导演对已经讨论过的话题进行简明扼要的总结，得出明确的结论。
记录:董事指定专人以书面形式记录会议的讨论内容和结论。
掌握时间:主持人要有意识地控制讨论时间，既不拖延时间，也不走过场，保证每
所有的参与者都有机会发言。
2.积极引导与会者参与会议。
在会议上，主任应倡导建设性的行动，以实现会议目标。每个与会者在会上的表现都不一样，因为与会者各自的立场和角度不一样。在这里，主持人要启发和引导与会者围绕会议目标发表意见，鼓励敢于发表意见的人，不要频繁打断发言者的发言。总之，主任应密切关注会议的发展，并尽力补救和解决会议任务或会议程序中的任何缺陷和不足。
三。准备会议文件
1.议程列表
简单来说，议程表就是要讨论的事项的清单，也就是会议上要考虑讨论的议题的清单。这种形式最好公开发表，或者在会议开始时先说明。一份好的议程表不仅包括项目名称，还包括目标、范围、参与者以及每个项目将讨论多长时间。如果没有议程，与会者不知道会议将如何进行，需要花费大量时间才能取得进展。
2.会议记录和纪要
每次会议都要记录，包括时间、地点、与会者、议程表、讨论的事项、做出的决定或未解决的事项、任务分配等。
如果需要正式的会议纪要，要留出一定的时间对材料进行整理和编辑，使其更加清晰准确，然后打印分发。会议纪要越早下发越好。与会者在对会议仍有新鲜记忆时收到会议纪要，会使他们对会议纪要的审查更有收获，同时也能尽早发现错误、遗漏或不准确之处，使会议成果得到更有效的落实。
