1.资料员应按要求对存放的资料进行认真审核，不得接受涂改的检验资料或有缺陷的文件，分类归档，整理后妥善保管，做到及时收集、分类存放、真实完整，维护文件的完整性、保密性和可查阅性。
2.文件应把监理合同、监理部人员组成(包括总监任命书)、各种施工合同、工程施工许可证、工程施工设计图纸、图纸会审/设计交底纪要、第一次现场例会纪要、项目监理计划、各专业监理实施细则、监理部对建设单位的书面交底要求等文件存放在一个专门的单个盒子里。
3.资料员应对监理过程中的各种现场工程资料建立档案盒(文件夹)，包括施工单位提交的施工资料、监理发出的监理资料、业主发出的指令文件(包括转发的设计变更文件)，按专业进行存放和编目，以方便工程竣工时的不断补充、检索和尽快归档。
4.资料员有权利(也有义务)督促监理工程师/总监及时、规范地对施工单位的申报资料进行审核签字，并督促其随时保留一份审核签字后的申报资料。施工单位拒绝在监理部留存一份的，监理人员有权拒绝签字盖章。不要听信施工单位的“承诺”以后完工时给一个完整的资料，而是要坚持签字信守的原则。
5.资料员应及时提醒监理工程师/总监，督促施工单位按要求完成整改和自查后，及时上报监理工程师通知回复表/复工报告单。
6、资料员有义务要求监督员对项目和自己的态度负责，认真、如实地填写和签署表格中的相关内容。
①监理人员应对填写的表格的数量、内容和签署的批准意见负责。施工实体的质量/外观质量、规格、数量等。对到场的材料、构件和设备必须先在现场进行检查，检查前不允许签字。
②监督人员在填表和签字时，应字迹清楚，用词准确，不得乱涂乱画或随意涂改。意义模糊、容易产生分歧的词语，要切忌使用。
(3)凡必须由总监理工程师签批的栏目，监理工程师不得越权签批；凡必须由监理工程师签字认可的表格和栏目，监理工程师不得越权签字。
④监理人员只能单独在现场记录表上签字，其他应由监理工程师/总监理工程师签字。人员不足的，由监理人员现场对施工单位进行检查核实，监理人员可以在相关表格上签字，但必须由监理工程师签字。
⑤凡由主管暂时保管的资料，应由主管妥善有序保管，在条件具备或必要时及时移交给馆员。
7.图书管理员负责打印、储存和整理各种文件、通知、记录、会议纪要、报告等。由监理部出具的本工程的监理工作意见。他们负责检查这些文件、会议记录、报告等。必要时经监理工程师和总监理工程师审核签字，是否按规定加盖监理部监理印章。
8.资料员签收业主和公司的文件/通知(包括业主移交的设计图纸或变更)后，在专用收文登记簿上登记。
9.资料员按有关规定向业主移交有关文件时，应监督并要求对方验收人员在文件移交登记表上签收；向公司部门传递相关文件时，应要求接收人在《文件传递登记表》上签收；
10.从监理部调来的监理人员，应在总监的支持下，及时收回其个人临时监理流程文件和监理日记，并及时存放在相应的保密资料箱内。
1.资料员应采取有效措施妥善保管项目监理部收集的资料，借阅必须办理手续。防止监理文件丢失、擅自涂改、借阅和归还，确保监理文件的真实性和完整性。同时，资料员应妥善保管并严格规范项目监理部印章的使用，严禁施工单位人员擅自使用。
12、资料员应协助总监/监理工程师，根据有关标准规范和业主的要求，指导、监督、检查施工单位资料员做好平时施工过程资料的编制和工程竣工时竣工资料的整理等规范化工作。
