文件管理系统
(1)一般原则
第一条为减少发文数量，提高发文速度和质量，充分发挥文件对各项工作的指导作用，根据区建设局关于文件处理的有关规定，结合我局文件实际情况，特制定本制度。
第二条文件管理的内容主要包括:上级来信、电报、函电，同级来信、电报、函电，以及本单位报送、分发的各种文件材料。
第三条根据党政分工原则，本单位各类文件(党支部、行政)由办公室统一管理。
(2)收据的管理
第四条公文签收
1.本单位所有文件(领导批示的除外)均由接收人(文件)登记、签字、拆封(上级或邮局机要通讯员直接寄送的机要文件除外)。签收拆封时，收件人(文件)应注意检查封条，并在开封处找出撕信原因并盖章。
2.对于上级部门发来的文件，要核实文件、文号、机要号。如果其中有一项不正确，应立即向上级部门报告，并登记错误文件的文号。
第5条官方文件的编号
1.收件人(文件)开箱签收后，应及时附上“文件处理流转单”，并分类登记、编号、保管。
2.本单位离任人员会议带回的文件、资料，应及时送交接收人(文件)登记编号保管，不得由个人保管。工作人员因工作需要借阅的，可以复印或借阅。
第六条阅批和传递公文
1.所有公文由办公室主任(或副主任)根据公文内容和性质签署意见，由发送人(公文人)分送领导和承办部门阅批。重要文件或紧急工作应立即呈领导(或分管领导)阅后，分发承办部门阅后。为了避免文件积压，一般应在当天阅读和签署。
2.信件、电报、收据等。一般的礼节自然可以由办公室直接转发。涉及几个单位会议的文件，转送前请与各单位联系。
3.为加快公文运转速度，发件人(公文)应在当天或次日将公文送至领导和承办部门。涉及两个以上部门的，应按批示顺序传阅，最迟不得超过两天(特殊情况除外)。
第7条文件的分发和提醒。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将机密文件带回家、宿舍和公共场所，也不得借给他人阅读。不要透露未传达的文件内容。
2.你应该花时间阅读这些文件。当天看完文件，下班前要交给发件人(文件)。一般情况下，阅读和批准文档的时间不应超过两天。看完后要签名，以示负责。领导有“批示”和“拟办意见”的，办公室根据文件摘要和领导批示，责成相关部门和人员办理相关事宜。
3.阅读正文时，不得复制全文，不得随意带走文件夹内的任何文件和附件。如确因工作需要，必须办理借阅手续，防止丢失和泄密。
4.看完文件后要交给发件人(文件)，不允许交叉传递。
办公室负责督促、检查和督办文件，承办部门应立即指定专人处理文件、函件和电报。文件不得散落。如有必要备查，应按照有关保密规定并经办公室同意后进行复制或摘抄。原件应及时归档移交。
6.按照阅读范围，离休干部一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅读。
(3)发行文件的管理
第八条签发文件的规定
1.单位上报和下发公文的权力分别集中在党支部和行署，各群众团体和部门不得自行上下发文。
2.所有群众组织和部门都需要向上报告重要信息或向下安排重要工作。下发文件时，应分别向党支部和行署提出申请，并将文件底稿分别提交党支部和行署审核。党支部和行政公署同意发文，然后可以按照党政机构设置和业务分工，统一使用“党×”和“政×”字样发文。群发文件由党支部审批。
3.对本单位影响较大、涉及一个以上领导分管范围的文件，必须经领导班子研究决定后审批签发。其他文件由主要领导审批签发。
第九条签发文件的范围:
1.凡以党支部、行政公署名义下发的文件、通知、决定、决议、请示、报告、会议纪要、简报等，均属发文范围。
2.党支部和行政办公室下发的文件主要用于:
(一)公布本单位的规章制度；
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制定的文件；
(三)公布本单位的机构变动或者干部任免；
(四)宣布本单位重大生产、技术、管理、政治工作、福利等工作的决定；
()发布奖惩决定和通知；
(六)其他有关重要事项；
3.党支部和行政办公室主要用于撰写和发布外部文件:
(一)向上级机关提交工作计划、请示和处理决定；
(二)联系兄弟单位的重大生产、技术、人事劳动、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4.在日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批、安排部署、传达上级指示等。，按相关制度办理，经分管领导批准后，各部门自行书面或口头通知，一般不发文。
各部门如在会议上作出的决定，一般不应发文参考。会议纪要可以以部门名义发布，并附有工作简报。
㈣签发证件的程序和要求
第十条发文程序规定:
1.各部门如需发文，应提前向党支部、行政办公室申请；
2.党支部和行政公署同意发文后，主办部门要按照党的方针政策和国家法令，上级的指示或工作。
需要实际起草文件初稿；
3.起草文稿必须从本单位的角度出发，做到情况真实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简练，标点符号正确，字迹工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4.稿件拟稿后，作者应填写稿纸首页，注明文件标题、发送范围、印数、作者和作者，并签名、盖章、标注日期和密级；
办公室根据党支部和管理局的要求、上级的指示精神和有关文件的规定，对稿件进行审核和修改。对涂改不清、错漏严重、内容不当、格式不一致的稿件，应退回起草单位重新起草；
6.办公室审核后的修改稿送分管领导审核(对稿件内容和质量负责)；
7.在审核过程中被修改并妨碍打印和归档的稿件，由拟从事的部门重新整理并写清楚；
需要会签的稿件，应在交付印刷前送会签部门会签；
9.稿件经审核会签后，按审批权限规定，提交党政领导审批签发；
10.经领导批准签发的文稿，交收发(文件)办公室统一编号，送打字室打印；
1.文件印刷校样应由起草人校对，校对人应在原稿上签字；
12.文件打好后，办公室会派人按编号打印，然后由发件人(文件)分发，检查落实情况。
(5)借款和还款文件
第十一条各部门相关工作人员因工作需要借阅一般文件，需由部门负责人签字并写说明。对于涉密文件，只有经分管领导或办公室主任同意，他们才能借阅。
第十二条借阅文件应当严格登记，当场阅读，按时归还。任何人不得将文件带走或全文复印，不得拆封和标记。
第十三条办公室发文人员(文书)应当密切关注所承办公文的催办情况，对本单位和上级要求限期办理的公文，应当定期收集整理。(一般是月末小清算，季末中清算，年末总清算)。如发现文件丢失，要及时查明原因和责任人，并向领导如实报告。
(6)文件的归档和整理
第十五条文件归档范围:
1.下列所有文件应由办公室调度员(文件)归档:
(1)上级部门的函件，包括上级部门对本单位报告和申请的批准；
(2)党支部和行政公署发布的报告、指示、决定、决议、通知、纪要、重要通知、工作总结、领导讲话和各种计划统计、季度和年度生产工作报表；
(3)党支部会议、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会及各种例会记录；
(四)报告、总结、决议、讲话、简报、会议纪要等。由党支部、合同工、工会会员代表大会、团代表大会等组织召开的党代会形成；
()有保存价值的人民来信来访记录和处理结果；
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件材料，单位在会上汇报的陈述材料；
(七)上级领导同志来本单位视察、检查的报告和批示记录，以及本单位向上级汇报的提纲和材料；
(一)反映本单位生产活动、先进人物事迹和领导工作的音像制品；
(9)单位日志和大事记；
(10)单位应向上级报送请示批准文件及相关材料。
2.业务部门和群众团体负责将日常工作中形成的活动资料归档。
第十六条备案要求
1.文件材料的归档应按内容、名称和时间顺序整理归档。
2.归档时，要求收集文件的批文、原件、手稿、主要部分和附件，保持文件材料的完整性。
3.坚持平时归档与年终归档相结合的原则。重要工作和会议形成的文件材料要及时归档。
4.上一年形成的文件材料要求在次年7月前整理完毕。
(7)销毁文件
第十七条对多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理并列出清单，按上级有关规定办理申请销毁手续。
第十八条批准销毁的文件，应在办公室调度员(文件)、副主任和主管领导的共同监督下销毁。
第十七条本办法的实施和修订应当在决策会议后实施，修订时同样适用。
