演讲者总是抱怨准备工作太仓促。其实只要分配合理，时间根本不是问题。
除了雕刻核心观点清晰的文稿，制作生动的幻灯片，熟悉现场技术设备，更重要的是理解以下概念，均衡分配时间:“说什么”和“怎么说”；“练习”和“预习”；“物质准备”和“心理准备”。
许多经理在演讲结束时开始意识到:“如果我在处理那个问题时多一点技巧就好了”；“要是我们能找到更有说服力的数据来支持我的观点就好了”。当然，演讲结束后最遗憾的是:“要是我有更多的时间准备就好了。”这些都是后知后觉，一点帮助都没有。
事实上，对于大多数经理来说，再多的时间也不足以准备一场演讲。如果你熬了三个晚上准备，做完之后你会觉得要熬五个晚上。
时间似乎总是不够，部分原因是许多经理在演讲中追求完美。如何利用这些宝贵的时间(通常也就是你是否真正理解了练习和排练的区别)决定了你的演讲是平淡无奇还是震撼人心。
换句话说，对于如何利用时间，没有一个普遍的规则。每个经理都很不一样。他们有各自的目标、演讲经验、对演讲内容和听众的不同把握能力，以及不同的视听设备。因此，“普通法”用处不大，如果有的话。专家认为，更好更现实的做法是合理利用你能挤出的每一分钟。
雕刻演讲“说什么”
先写一篇演讲稿，然后做一个图表或者幻灯片来补充。这似乎是显而易见的，但许多经理首先制作幻灯片，然后在上面写句子。虽然有些人可以采用这种方法，但对于大多数人来说，很容易颠倒顺序，导致讲话杂乱无章，主题松散。
一旦你开始写演讲稿，你应该留出足够的时间来编辑和润色。专业的演讲稿撰写人建议尽快写出初稿，不要停下来修改已完成的部分或推敲措辞。这些工作将留到以后。简洁生动的语言必须不断修改才能出现，而不是在草稿阶段。
编辑稿件时，要大胆，敢于下手。研究公众演讲艺术的大卫·德普西(daviddepsey)教授说:“如果能用三个观点突出主题，就不要用十个观点，那样会给人留下什么印象。不断问自己，这是最重要的问题吗？这是最好的例子吗？这是对我观点最挑衅的表达吗？”
如果你的结论或重要观点没有经过仔细琢磨和反复修改，邓普西认为:“无论你花多少时间练习，无论你的演讲技巧多么高超，你都无法掩盖这个根本缺陷。”
卡耐基咨询公司(Carnegie Consulting Associates)的课程总监大卫·林(Davidreen)建议时间紧迫的管理者记住:“做眼前的事，好过事后诸葛亮。”虽然你希望自己的演讲和幻灯片都很出色，但也不能浪费太多时间在锤打文字上，实际演讲中也不一定会照本宣科。
格林认为:“一般来说，大多数人做好演讲准备的时间比他们想象的要早得多。他们需要安排更多的时间排练，练习如何与观众互动。”
核心观点一致。
无论你采用什么方法来确定演讲的结构，把关键段落或概念列为“记忆触发点”都可以节省时间，即抓住要点，而不是逐字逐句地写整篇文章。
曼德尔传播有限公司首席执行官Steveandel认为，记忆触发点模式有助于演讲过程中的即兴发挥，听众喜欢听。“我告诉那些演讲者不要唱独角戏，要用对话模式与观众交流，就像两个人坐在厨房餐桌旁聊天一样。会让人感觉很自然很放松，不用花很多时间去想该说什么。独白式演讲是一个人僵硬地对着幻灯片自言自语。”
曼德尔说，在准备演讲的初期，应该花更多的时间思考如何围绕核心思想组织演讲内容。“电梯演讲”是指核心思想贯穿整个演讲过程，就像电梯在楼层间运行一样。当然，这需要时间，但是值得。可以避免遇到挫折就缴械投降，也可以避免在没有找到核心思路之前，花太多时间在不重要的事情上。
努力排练“怎么说”
一家咨询公司的总裁Arilynnobley建议，演讲稿在定稿前应该先预习一下，这样可以尽早知道哪里可能讲得太长，哪些地方需要调整。演讲，包括编辑文字，更改部分幻灯片顺序；剩下的%时间用于最终预览。
想想你过去是如何准备演讲的。也许你和大多数管理者一样，抓住一切可能的机会去练习，或者在路上分秒必争，或者在办公室休息。
专家认为，这种方法有一个很大的问题:练习时间太长，排练时间不够。预演就是站起来，用和真实演讲一样的手势和眼神，配合视听设备，控制演讲过程。
卡内基公司的格林认为，坐在飞机上或办公室里复习演讲或幻灯片是一种练习，而不是预习。就像一部戏里的演员不穿上戏服就感觉不到自己是在戏里一样，非专业的演讲者不经过一两次完整的排练，也不应该出现在观众面前。排练的时候，最好选一些人坐在观众席上，给演讲者一些反馈。
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