一.主要做法
1.合理分类。我们所有的档案分为九大类，分别是直属单位、公办福利机构、民办福利机构、福利企业、殡葬管理、救助管理、政策文件、项目建设、专项工作。在上述9个类别中，前6个类别的每个子类都是一个特定的单元。比如，* *市社会福利院，* *市救助管理站……长阳县社会福利院，国营福利机构……每个子类都是一个档案，主要存放工作信息、规章制度、奖励情况以及上级对单位的指导检查情况。比如年度工作报告、民政局安全检查记录、单位负责人学习检查等。第7类政策文件，其内容是这项工作的政策和法规，包括两个子类别。有福利机构、收养登记、救助管理(含未参保中心)、重生行动、社会联动、计划生育、殡葬管理、明天计划、星光计划、阳光行动、福利企业、养老服务社会化、假肢替代、蓝天计划、本局文件、城市救助、儿童福利(含儿童权益保障)、“三无”入学、综合文件、争取资金、国外经验。第一类是项目建设，是在建项目的信息。每个项目都设置一个专卷，比如在建的儿童福利院蓝天项目，救助站(未参保中心)项目。9类专项工作每年组织一次，一个工作为一个专项卷，如某年的明日计划、星光计划等。
2.接收和发送注册。收到的文件和本级下发的文件，应按上述分类标准进行归档和录入。收文条目的内容包括收文时间、签发单位、文件标题、文号、目录号和案卷标题；文件的输入内容包括文件时间、文件编号、文件标题、签发人、目录号、案卷标题、主送单位和抄送单位。目录号是分类中的大类，如直属单位、福利企业等。，而案卷的标题是大类别下面的子类，如* *市殡葬管理处直属单位。收(发)文登记录入电脑的exel表，保存在本科室共享文件夹下。部门的每个同志都可以通过exel程序提供的查找功能找到一个文件的目录号和案件号，从而快速找到文件。比如拟找民政部门下发的《关于举办救助管理经验交流会暨救助管理站站长培训班的通知》。通过查找，我们发现文件的目录号是“政策文件”，档案号是“救助管理”，所以我们知道这个文件在政策文件里的救助管理专卷里，我们可以马上把这个文件拿出来。当然也可以通过exel透视表做一些简单的位统计。比如出台了多少政策文件，政策文件里出台了多少关于殡葬管理的文件，收到了民政部门多少关于救助管理的文件。
3.编制目录。对于传入(传出)的文档，我们按年份输入，即每一年都是一个文件名，每个类别(目录号)下面的子类别(文件标题)中存放了什么文档。同时，我们还建立了一个“卷内文献目录”，也录入到exel表中。表中工作表标签根据分类中的大类命名，即标签为直属单位、国营福利事业单位……对于分类中的前几类，输入文件名、目录号(大类名)、案件名称(子类名)、备注等内容。对于类别9，即专项工作，设置为专项卷。输入内容包括文件编号、负责人、标题、日期、页码和备注。整理后，专卷装订成册备查。比如我们有某年的星光计划专卷，明天计划专卷，地震孤儿收养专卷等等。所有归档的内容都记录在卷的文件目录中。exel form提供的搜索功能可以帮助你找到需要查找的文件。比如你在卷内的档案目录中查找* *市民政局关于国家电网公司老年捐赠专项资金使用情况的报告，搜索结果是标题为“国家电网公司老年捐赠专项资金使用情况”的专卷中的第一页，当然很容易找到。,,
另外，我们还做了一个报送信息登记表，上面登记了部门发来的文件的报送时间、标题、接收单位、签署人。“传真记录”和“重要电话记录”用于记录传真和电话。
第二，一些经验
1、节省人力物力。通过现在的档案管理方式，我们不需要任何额外的投入，就可以轻松找到需要的文档，不会在信息上浪费工作时间；每个文件只需要保存一份，部门的工作人员也不需要每个人都复印一份，浪费纸张。
2.提高服务质量。社会福利和社会事务工作需要接待大量的咨询师，这种管理方式可以快速找到咨询师需要的信息；为同类单位提供参考，也是提高服务质量的一种表现。比如我们市各地都在建福利院，福利院的项目申报都差不多。我们为后面的报告单位提供第一个报告单位的信息。
3.帮助掌握政策。在政策文件的每个文件标题(子类别)文件中，保存一个特殊的工作政策文件。即使是新手，只要掌握了本卷的文件，也基本可以掌握作品的基本要求。掌握了政策文件下面的20多个子类别，也就掌握了社会福利和社会事务的所有政策。
4.明确管理职责。收到的每一份文件都进行了登记，这有助于增强我们在工作中的责任感；我单位安全检查现场记录归入本单位档案，明确安全管理责任；签字人在我们提交材料登记表上签字后，就不会再向我们索要同样的资料，增强了他的责任感。
