在商务交往中，使用电子邮件进行交流时，要遵守一定的礼仪规范，主要包括以下四个方面。
第一，在商务交流中，电子邮件也是一种商务文本，应该认真书写。
发给别人的电子邮件一定要精心构思，认真书写。写邮件的时候，要特别注意以下三点。
1.邮件的主题应该明确。一封邮件只有一个主题，而且往往需要在前面注明。如果总结得当，收件人看到邮件时，一眼就能知道整封邮件。
2.邮件的语言应该流畅。电子邮件应该易于阅读，语言应该流畅。尽量不要写生僻字和异体字。引用数据和资料时，最好注明出处，以便接受者查阅。
3.邮件内容要简洁。上网时间极其宝贵，所以邮件内容要简明扼要，越短越好。
第二，电子邮件要避免滥用，不要发无意义的邮件。
在现代信息社会，任何人的时间都是极其宝贵的。对于商务人士来说，这就更重要了。这就是为什么有人说:在业务交往中要尊重一个人，首先要懂得为他节省时间。
鉴于此，如果没有必要，不要轻易给别人发邮件。尤其是不要用它来和别人聊天，或者只是为了测试你的邮件是否能发送成功。
然而，一般来说，在收到某人的重要电子邮件后，立即回复他们总是必要的。
第三，电子邮件要注意编码问题。
编码问题是由于汉字的特点和其他一些原因。目前，mainland China、台湾省、香港、澳门和世界其他国家的中文使用不同的中文编码系统。因此，当一个商务人士使用mainland China的编码系统向居住在除mainland China以外的所有其他国家和地区的中国人发送电子邮件时，由于双方采用的中文编码系统不同，他很可能只会收到一封由随机字符组成的天书。
因此，商务人士使用中文向除mainland China以外的其他国家和地区的华人发送电子邮件时，也必须用英文标明自己的中文编码系统，以确保对方能够收到自己的电子邮件。
第四，电子邮件应谨慎选择花哨的功能。
现在市面上的高级电子邮件软件可以有多种字体，甚至多种信纸供用户选择。虽然这可以加强电子邮件的个人特征，但具有此类功能的商务人士必须谨慎使用。
这主要是因为，一方面，对电子邮件的过度装饰必然会增加其容量，增加收发时间，既浪费时间又浪费金钱，而且往往给人浮华之感。另一方面，电子邮件收件人拥有的软件可能无法支持上述功能。这样，他收到的邮件很可能会大大偏离发件人的本意，从而使之前的所有努力付之东流。
商业修辞
修辞是写商务电子邮件最难的部分。如果用平时的语气说话，很容易被人认为没礼貌。这是因为眼见为实，通过阅读比通过听力更容易放大和检验单词。
所以，在写商务邮件之前，不妨想一想，你面对的是对方，而不是键盘和屏幕，这会让你的语气变暖。但是要记住，写作比口头交谈要正式一点。想象一下对方看了你的信后可能会有什么看法，也就是设身处地的去想。知道对方和你一样忙，就直奔主题。更体贴一些，想办法让你的邮件看起来简短扼要，友好但不粗鲁。
邮件主题:
如果和对方要讨论的事情一次是不同的话题，建议用单独的邮件发送，也就是说每封信最好只有一个话题，这样对方可以更好的回复一个简单的话题。
信息结构:第一段和最后一段是重点。
电子邮件的写作应该着眼于自上而下的要点，也就是说，着眼于第一段。如果信很长，最好在结尾再次强调第一段。
要求:主动说出你期望对方做什么。
当你想让收件人采取行动时，如果邮件内容很长，在信的开头陈述你的要求。如果内容比较短，没有超出一屏能看的范围，直接在信末要求就行了。
日期:电子邮件的日期和时间应该清楚。
邮件中提到的日期和时间必须具体。你说下个月什么时候或者下周三？所以最好改成“下周三(如3月7日)”和“下个月(如月)”，时间要明确。是早上还是下午？是根据自己的时区还是对方的时区？以免双方认知不同而产生误会。
回复:
如果回复对方的信，用对方的主回复，让对方知道是来自你的回复。另外，如果想突出回复的要点，可以在邮件正文写“回复主题:XXXXXX”，让对方知道这是在回复哪封信。
风格:
检查电子邮件时，试着读出语音。对话式的写作风格，轻松而不粗鲁，也自然流畅。
语感:
1.采用积极的语气。让收件人知道谁应该这样做。例如:
A.你对这件事有什么想法？
B.谁能给我建议？
你能看出来吗？比A B更积极，更清晰。
2.动词比名词更有力。我们来读下面两句话:
让我们做个计划吧！
D.让我们计划这件事。
在D句中，动词的表达用了“计划”这个词，比名词用的句子更有力度。
最后，也是最重要的一点，当你使用职场电子邮件与他人交流时，要遵守商业电子邮件的分寸，不要写或发与职场无关的内容，因为在一些你不知情的情况下，电子邮件会存储在企业的公共硬盘或备份文件中。
