(1)一般原则
第一条为减少发文数量，提高发文速度和质量，充分发挥文件对各项工作的指导作用，根据中央关于文件处理的有关规定，结合我厂实际情况，特制定本制度。
第二条文件管理的内容主要包括:上级的来信、电报、函电，同级的来信、电报、函电，本厂上报下发的各种文件资料。
第三条根据党政分工原则，全厂各类文件由党委办公室和厂部办公室(以下简称两办)管理。
(2)收据的管理
第四条公文签收
1.所有来厂公开发布的文件(厂领导下令的除外)，由厂收发员登记签字(上级或邮局机要通讯员直接送到机要室的机要文件除外)，然后交给两个办公室机要秘书拆封。签收和拆封时，收件人和机要秘书应注意检查封条和邮戳。找出撕有开口和邮票的信件的原因，拒绝签收机密文件的开口和外国信件撕邮票。
2.上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文件号、机要号四对口的核对和批准。如果其中有一项有误，应立即向上级机要部门报告，并登记错误文件的文号。
第5条官方文件的编号
1.两办机要秘书拆封上级函件后应及时附上公文处理流转单，分类登记保管。由厂领导发起的必须由工厂承办或归档的文件，也要由厂领导启封后分别提交两个办公室办理正常手续。
2.工厂外出人员开会带回的文件、资料要及时送到两办机要秘书处登记编号保管，不得个人保管。
第六条阅批和传递公文
1.所有公文应由两个办公室的主任(或副主任)根据文件内容和性质分别签署意见，由机要秘书分发到承办部门。重要文件应提交厂领导(或主管领导)亲自阅读，然后分发到承办部门阅读。为避免文件积压，一般应当天阅签，紧急文件应立即阅办。
2.普通信件、电报、文件等。应由两个办公室的机要秘书直接转交。对于涉及多个组织的文档，请在传输前与组织者联系。
3.为加快文件的操作，机要秘书应在当天或第二天将文件送至厂领导和承办部门。涉及两个以上业务部门的，应按批示顺序传阅，最迟不超过两天(特殊情况除外)。
第7条文件的分发和提醒。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将机密文件带回家、宿舍和公共场所，也不得借给他人阅读。不要透露未传达的文件内容。
2.你应该花时间阅读这些文件。当天看完文件，下班前要交到机要室。一般来说，阅读和批准文件的时间不应超过两天。看完后要签名，以示负责。有领导批示和建议的，两办根据文件摘要和领导批示，责成相关部门和人员办理相关事宜。
3.阅读正文时，不得复制全文，不得随意带走文件夹内的任何文件和附件。如确因工作需要，必须办理借阅手续，防止丢失和泄密。
4.文件看完后要送到两个办公室的机要秘书那里，禁止传阅。
两办机要秘书负责督促、检查、督办文件，承办部门要指定专人即时处理文件、函电。文件不得散落。如需备查，应按有关保密规定并经两办同意后复印或摘抄，原件及时归档周转。
6.按照阅读范围，离退休干部一般由有关部门定期组织学习有关文件，或通知两个机要室到机要室阅读。
(3)发行文件的管理
第八条签发文件的规定
1.全厂上报和下发公文的权力分别集中在党委和厂部，各群众团体和部门不得自行上下发文。
2.凡需向上汇报重要信息或向下布置重要工作的群众团体和部门，应向党委和厂部申请发文，并提交两办审核。党委和厂部同意发文的，由两办按照党政机构设置和业务分工，统一以党×字和厂×字的形式发文。群众文件由党委批准。
3.对全厂有较大影响和涉及两个以上厂领导分管范围的文件，由党委书记或厂长审批签发。其他文件由分管厂领导审批签发。
第九条签发文件的范围:
1.凡以党委、厂部名义发布的文件、公告、决定、决议、请示、报告、会议纪要、简报等，均属发文范围。
2.党委和厂部下发的文件主要用于:
(1)公布全厂的规章制度；
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制定的工厂文件；
(三)宣布工厂制度的变动或干部的任免；
(4)宣布全厂重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等决策；
()发布奖惩决定和通知；
(6)与全厂有关的其他重要事项；
3.党委和厂部主要用于对外行文和发文；
(一)向上级机关提交工作计划、请示和处理决定；
(二)联系兄弟单位的重大生产、技术、人事劳动、物资供应、科学研究、基础建设、经营管理、党群工作。
4.在工厂的日常生产、技术、经营管理和党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批、安排部署、传达上级指示等事宜，按有关制度办理。经分管厂领导批准后，由业务主管部门书面或口头通知。一般不需要厂部出具的文件。
